Materi 7

1

A.    Konsep Dasar, Proses Administrasi Sarana dan Prasarana

1.      Konsep Dasar Administrasi Sarana dan Prasarana

Salah satu aspek yang mendapat perhatian utama dari setiap administrator pendidikan adalah mengenai sarana dan prasarana pendidikan. Secara etimologis (bahasa) sarana berarti alat langsung untuk mencapai tujuan pendidikan.  Sarana pendidikan umumnya mencakup semua peralatan dan perlengkapan yang secara langsung dipergunakan dan menunjang dalam proses pendidikan harus sesuai dengan proses pembelajarannya seperti gedung, ruang belajar atau kelas, alat-alat atau media pendidikan, meja, kursi,laboratorium dan sebagainya.

Sedangkan yang dimaksud dengan prasarana adalah fasilitas yang secara tidak langsung menunjang jalannya proses pendidikan, seperti halaman yang bagus untuk melakukan pembelajaran, kebun atau taman sekolah yang enak di pandang, jalan menuju ke sekolah mudah, tata tertib sekolah, dan sebagainya.

Dengan demikian dapat di tarik suatau kesimpulan bahwa Administrasi sarana dan prasarana pendidikan itu adalah semua komponen yang secaralangsung maupun tidak langsung menunjang jalannya proses pendidikan untukmencapai tujuan dalam pendidikan itu sendiri.

Sedangkan menurut rumusan Tim Penyusun Pedoman Pembukuan Media Pendidikan Departemen Pendidikan Dan Kebudayaan, yang dimaksud dengan ”sarana pendidikan adalah semua fasilitas yang diperlukan dalam proses belajar mengajar, baik yang bergerak maupun yang tidak bergerak agar pencapaian tujuan pendidikan dan berjalan dengan lancar, teratur, efektifdan efesien.Menurut keputusan menteri P dan K No 079/ 1975, sarana pendidikan terdiri dari 3 kelompok besar yaitu :

1. Bangunan dan perabot sekolah
2. Alat pelajaran yang terdiri dari pembukuan , alat-alat peraga dan laboratorium.
3. Media pendidikan yang dapat di kelompokkan menjadi audiovisual yang menggunakan alat penampil dan media yang tidak menggunaakan alat penampil.

Secara micro (sempit) kepala sekolah lah yang bertanggung jawab atas pengadaan sarana dan prasarana pendidikan yang di perlukan di sebuah sekolah.Sedangkan administrasi sarana dan prasarana itu sendiri mempunyai peranan yang sangat penting bagi terlaksananya proses pembelajaran di sekolaah serta menunjang tercapainya tujuan pendidikan di sebuah sekolah baik tujuan secara khusus maupun tujuan secara umum.

2

Terdapat pula beberapa pemahaman mengenai administrasi sarana dan prasarana di antaranya adalah :

a.      Berdasarkan konsepsi lama dan modern

Menurut konsepsi lama administrasi sarana dan prasarana itu di artikan sebagai sebuah sistem yang mengatur ketertiban peralatan yang ada di sekolah . Menurut konsepsi modern administrasi sarana dan prasarana itu adalah suatu proses seleksi dalam penggunaan sarana dan prasarana yang ada di sekolah. Guru menurut konsepsi lama bertugas untuk mengatur ketertiban penggunaan sarana sekolah, menurut konsepsi modern guru bertugas sebagai administrator dan bertanggung jawab kepada kepala sekolah.

b.      Berdasarkan pandangan pendekatan operasional tertentu

1. Seperangkat kegiatan dalam mempertahankan ketertiban penggunaan sarana dan prasarana di sekolah melalui penggunaan di siplin (pendekatan otoriter )
2. Seperangkat kegiatan untuk mempertahankan ketertiban sarana dan prasarana sekolah dengan melalui pendekatan intimidasi
3. Seperangkat kegiatan untuk memaksimalkan penggunaan sarana dan prasarana sekolah dalam proses pembelajaran (pendekatan permisif)
4. Seperangkat kegiatan untuk mengefektifkan penggunaan sarana dan prasarana sekolah sesuai dengan program pembelajaran (pendekatan intruksional)
5. Seperangkat kegiatan untuk mengembangkan sarana dan prasarana sekolah
6. Seperangkat kegiatan untuk mempertahankan keutuhan dan keamanan dari sarana dan prasarana yang ada di sekolah.

Pengertian lain dari administrasi sarana dan prasarana adalah suatu usaha yang di arahkan untuk mewujudkan suasana belajar mengajar yang efektif dan menyenangkan serta dapat memotivasi siswa untuk belajar dengan baik sesuai dengan kemampuan dan kelengkapan sarana yang ada.

Dengan demikian adminitrasi sarana dan prasarana itu merupakan usaha untuk mengupayakan sarana dan alat peraga yang di butuhkan pada proses pembelajaran demi lancarnya dan tercapainya tujuan pendidikan .

Administrasi Sarana dan Prasarana pendidikan merupakan seluruh proses yang direncanakan dan diusahakan secara sengaja dan bersungguh-sungguh serta pembinaan secara kontinu terhadap benda-benda pendidikan, agar senantiasa siap pakai (ready for use) dalam PBM sehingga PBM semakin efektif dan efisien guna membantu tercapainya tujuan pendidikan yang telah ditetapkan. Fasilitas atau benda-benda pendidikan dapat ditinjau dari fungsi, jenis dan sifatnya.

a.  Ditinjau dari fungsinya terhadap proses belajar mengajar.

Sarana pendidikan yang berfungsi langsung dalam proses pembelajaran, seperti alat pelajaran, alat peraga, dan media pembelajaran. Prasarana pendidikan berfungsi tidak langsung , seperti gedung, tanaman, halaman.

b.  Ditinjau dari jenisnya yaitu:Fasilitas fisik,

3

Yakni segala sesuatu yang berwujud benda mati yang mempunyai peran untukmemudahkan dan melancarkan suatu usaha, seperti kendaraan, computer, mesintulis, dansebagainya.Fasilitas non fisik, segala sesuatu yang bersifat mempermudah suatu kegiatan, seperti manusia, jasa, uang.

c.  Ditinjau dari sifat barangnyaa. 

Barang tak bergerak dikelompokkan menjadi barang habis pakaiseperti kapur tulis, tinta, kertas, penghapus dan sebagainya. Barang tak habis pakai, seperti computer, mesin tulis, kendaraan dan sebagainya. 

Barang tidak bergerak yaitu barang yang tidak berpindah pindah letaknya atau tidak bisa dipindahkan, seperti gedung, sumur dan sebagainya. Selanjutnya dilihat dari komponennya, media terdiri dari dua bagian pokok yaitu hardware dan software.

• Hardware atau perangkat keras adalah penampil software. 

Misalnya: pesawat radio, taperecorder, proyektor slide, proyektor film, dan sebagainya.

• Software atau perangkat lunak adalah bahan atau program yang ditampilkan dengan hardware, misalnya: kaset, piringan hitam, slide, film, skrip rekaman, dan sebagainya.

A.  Proses Administrasi Sarana dan Prasarana

1.      Perencanaan Administrasi Sarana dan Prasarana

Perencanaan sarana dan prasarana pendidikan merupakan suatu proses analisis dan penetapan kebutuhan yang diperlukan dalam proses pembelajaran sehingga muncullah istilah kebutuhan yang diperlukan (primer) dan kebutuhan yang menunjang. Dalam proses perencanaan ini harus dilakukan dengan cermat dan teliti baik berkaitan dengan karakteristik sarana dan prasarana yang dibutuhkan, jumlahnya, jenisnya dan kendalanya (manfaat yang didapatkan), beserta harganya.

Berkaitan dengan ini Jones (1969) menjelaskan bahwa perencanaan pengadaan perlengkapan pendidikan di sekolah harus diawali dengan analisis jenis pengalaman pendidikan yang diprogaramkan di sekolah. Menurut Sukarna (1987) adalah sebagai berikut:

a)  Menampung semua usulan pengadaan perlengkapan sekolah yang diajukan oleh setiap unit kerja dan mengiventarisasi kekurangan perlengkapan sekolah.

b)  Menyusun rencana kebutuhan perlengkapan sekolah untuk periode tertentu, misalnya untuk satu semester atau satu tahun ajaran.

c)  Memadukan rencana kebutuhan yang telah disusun dengan perlengkapan yang tersedia sebelumya.

d)         Memadukan rencana kebutuhan dengan dana atau anggaran sekolah yang tersedia. Dalam hal ini, jika dana yang tersedia tidak mencukupi untuk pengadaan semua kebutuhan yang diperlukan, maka perlu diadakan 

4

seleksi terhadap semua kebutuhan perlengkapan yang telah direncanakan dengan melihat urgensi setiap perlengkapan yang diperlukan. Semua perlengkapan yang urgen didaftar dan didahulukan pengadaannya.

e)  Memadukan rencana (daftar) kebutuhan perlengkapan yang urgen dengan dana atau anggaran yang tersedia, maka perlu diadakan seleksi lagi dengan melihat skala prioritas.

f)  Penetapan rencana pengadaan akhir.

Secara umum, proses kegiatan manajemen sarana prasarana pendidikan, meliputi perencanaan, pengadaan, pengawasan, penyimpanan inventarisasi, penghapusan dan penataan.

Proses-proses ini penting dilakukanagar pengadaan sarana prasarana, tepat sasaran dan efektif dalam penggunaan.Jangan sampai terjadi proses pengadaan sarana prasarana pendidikan hanya didasarkan atas faktor prestise belaka, tanpa memikirkan tingkat kebermaknaannya (meaningfulness) terhadap proses pembelajaran. Tahapan-tahapan kegiatan manajemen sarana prasarana sebagaimana tersebut di atas, harus dilakukan secara kontinyu agar dapat berdaya guna dalam waktu yang lama. Dalam pengelolaan sarana prasarana pendidikan sehingga dalam kondisi siap pakai, diperlukan petugas khusus yang menanganinya. Hal ini dimaksudkan untuk membantu guru dalam mempersiapkan perlengkapan yang dibutuhkan, utamanya yang berkaitan erat dengan sarana dan prasarana yang menunjang secara langsung dalam proses pembelajaran.

Proses manajemen sarana prasarana pendidikan yang akan dibahas di sini berkaitan eratdengan:

a.      Perencanaan sarana prasarana pendidikan islam

Perencanaan merupakan fungsi pertama yang harus dilakukan dalam proses manajemen. Perencanaan sarana dan prasarana pendidikan merupakan suatu proses analisis dan penetapan kebutuhan yang diperlukan dalam proses pembelajaran dan kebutuhan yang dapat menunjang keberhasilan proses pembelajaran. Dalam proses perencanaan ini harus dilakukan dengan cermat dan teliti baik berkaitan dengan karakteristik sarana dan prasarana yang dibutuhkan, jumlahnya, jenis dan kendalanya (manfaat yang didapatkan), beserta harganya. Berkaitan dengan perencanaan ini, Jones (1969) menjelaskan bahwa perencanaan pengadaan perlengkapan pendidikan di sekolah harus diawali dengan analisis jenis pengalaman pendidikan yang di programkan sekolah.

Janes mendeskripsikan langkah-langkah perencanaan pengadaan perlengkapan sekolah sebagai berikut :

1)  Menganalisis kebutuhan pendidikan suatu masyarakat dan menetapakan program untuk masa yang akan datang sebagai dasar untuk menevaluasi keberadaan fasilitas dan membuat model perencanaan perlengkapan yang akan datang.

2)  Melakuakan survey keseluruh unit sekolah untuk menyususnmaster plan untuk jangka waktu tertentu.

3)  Memilih kebutuhan utama berdasarkan hasil survei.

4)  Mengembangkan educational specification untuk setiap proyek yang terpisah-pisah dalam usaha master plan.

5

5)  Merancang setiap proyek yang terpisah-pisah sesuai dengan spesifikasi pendidikan yang diusulkan.

6)  Mengembangkan dan menguatkan tawaran atau kontrak dan melaksanakan sesuai dengan gambaran kerja ang diusulkan.

7)  Melenkapi perlengkapan gedung dan meletakannya sehingga siap untuk digunakan.

Proses perencanaan pengadaan perlengkapan sekolah merupakan kegiatan yang tidak mudah, membutuhkan analisis yang teliti dan memperhatikan kualitas sarana dan prasarana yang dibutuhkan. Ketersediaan dana juga memperhatikan skala prioritas dalam pengadaannya. Oleh karena itu, dalam proses perencanaan ini harus melibatkan semua personel sekolah agar dapat diketahui secara pasti tentang kebutuhan-kebutuhan yang diperlukan oleh sekolah, utamanya yang berkaitan langsung dengan proses pembelajaran di sekolah. Personel yang terlibat dalam proses perencanaan ini harus mengetahui secara pasti anggaran yang dikeluarkan oleh sekolah, harga sarana dan prasarana yang dibutuhkan. Selain itu, juga harus memberikan analisis tentang skala.

a.      Pengadaan sarana dan prasarana pendidikan Islam

Pengadaan sarana prasarana pendidikan disekolah pada hakikatnya adalah kelanjutan dari program perencanaan yang telah disusun oleh sekolah sebelumnya. Dalam pengadaan ini harus dilakukan sesuai dengan rencana yang telah disusun sebelumnya dengan memperhatikan skala prioritas yang dibutuhkan oleh sekolah dalam menunjang keberhasilan pelaksanaan proses pembelajaran. Memilih sarana dan prasarana bukanlah berupa resep yang lengkap dengan petunjuk-petunjuknya lalu pendidik menerima resep begitu saja.

Sarana pembelajaran hendaknya direncanakan, dipilih dan diadakan dengan teliti sesuai dengan kebutuhan sehingga penggunanya berjalan dengan wajar. Untuk itu pendidik hendaknya menyesuaikan sarana pembelajaran dengan faktor-faktor yang dihadapi, yaitu tujuan apakah yang hendak dicapai, media apa yang tersedia, pendidik mana yang akan mempergunakanya, dan peserta didik mana yang dihadapi. Faktor lain yang hendaknya dipertimbangkan dalam pemilihan sarana pembelajaran adalah kesesuaian dengan ruang dan waktu.

b.      Inventarisasi sarana dan prasarana pendidikan Islam

Inventarisasi dapat diartikan sebagai pencatatan dan penyusunan daftar  barang-barang milik Negara secara sistematis, tertib dan teratur  berdasarkan ketentuan-ketentuan atau pedoman-pedoman yang berlaku. Hal ini sesuai dengan keputusan mentri keuangan RI Nomor Kep.225/MK/V/4/1971 bahwa barang milik negara berupa semua barang yang berasal atau dibeli dengan dana yang bersumber baik secara keseluruhan atau bagian sebagainya dari APBN atupun dan lainya yang barang- barangnya dibawah penguasaan kantor departemen dan kebudayaan, baik yang berada didalam maupun luar negeri.

6

a.    Pendistribusian Sarana Prasarana Sekolah

Penditribusian perlengkapan merupakan kegiatan pemindahan barang dan tanggung jawab penyimpanan kepada unit-unit atau orang-orang yang membutuhkan barang itu. Dalam prosesnya ada 3 hal yang harus di perhatikan yaitu ketepatan barang yang di sampaikan, baik jumlah maupun jenisnya; ketepatan sasaran penyampaiannya, ketepatan kondisi barang yang di salurkan.  Ada 3 langkah yang dilakukan oleh bagian penanggung jawab penyimpanan atau penyaluran, yaitu :

1)  Penyusunan alokasi barang;

2)  Pengiriman barang;

3)  Penyerahan barang.

Barang yang telah di terima di investarisasikan oleh panitia pengadaan, setelah kebenaranmya di periksa berdasarkan daftar yang ada perlu surat pengantar, tidak berarti semua personil sekolah bisa menggunakan secara bebas. Barang-barang tersebut perlu di atur lebih lanjut untuk memudahkan pengawasan dan pertanggung jawaban. Apabila pendistribusiannya tidak di atur dengan sebaik, pengelolaan perlengkapan sekolah akan mengalami kesulitan dalam membuat laporan pertanggung jawabannya.

Dalam kaitan dengan perihal di atas, perlu adanya penyusunan alokasi pendistribusian. Terlebih dahulu melakukan penyusunan alokasi pendistribusian barang-barang yang telah di terima oleh sekolah yang dapat di selurkan sesuai dengan kebutuhan barang pada bagian-bagian sekolah, dengan melihat kondisi, kualitas, dan kuantitas barang yang ada. Semakin jelas alokasinya, semakin jelas pula pelimpahan tanggung jawab pada penerima. Dengan demikian pendistribusian akan lebih mudah di laksanakan dan di kontrol setiap saat. Tujuan akhir penyusunan alokasi tersebut pada akhirnya adalah untuk menghindari pemborosan yang seharusnya tidak terjadi.

Berdasarkan keseluruhan uraian tentang distribusi di atas dapat di tegaskan bahwa pada dasarnya ada 2 sistem pendistribusian barang yang dapat di tempuh oleh pengelola perlengkapan sekolah, yaitu sistem langsung dan sistem tidak langsung. Dengan menggunakan sistem pendistribusian langsung, berarti barang-barang yang sudah di terima dan di inventarisasikan langsung di salurkan pada bagian-bagian yang membutuhkan tanpa melalui proses penyimpanan terlebih dahulu. Jika menggunakan sistem pendistribusian tidak langsung berarti barang-barang yang sudah di terima dan sudah di inventaris-sasikan tidak secara langsung di salurkan, melainkan harus di simpan terlebih dahulu di gudang penyimpanan dengam teratur. Hal ini biasanya di gunakan apabila barang-barang yang lalu ternyata masih tersisa.

b.      Pengadaan Administrasi Sarana dan Prasarana

Pengadaan adalah semua kegiatan penyediaan sarana dan prasarana untuk menunjang pelaksanaan tugas. Karena fungsi dan kegiatan setiap organisasi berbeda, maka pengadaan sarana dan prasarana kantor juga tidak selalu sama antara organisasi yang satu dengan organisasi yang lain. Dalam mengadakan sarana dan prasarana tersebut harus dilakukan perencanaan terlebih dahulu. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun perencanaan sarana dan prasarana kantor, antara lain :

7

1. Gunakan prosedur pengelolaan sarana dan prasarana.
2. Tentukan jenis, kuantitas, dan kualitas sarana dan prasarana yang dibutuhkan.
3. Sesuaikan antara kebutuhan sarana dan prasarana dengan biaya yang tersedia.
4. Sediakan dan gunakan sarana dan prasarana dalam kegiatan operasional.
5. Penyimpanan dan pemeliharaan sarana dan prasarana.
6. Kumpulkan dan kelola data sarana dan prasarana.
7. Penghapusan sarana dan prasarana sesuai dengan prosedur yang berlaku.

Dalam pengadaan sarana dan prasarana kantor, maka ada seksi perbekalan yang memiliki fungsi-fungsi sebagai berikut :

a)  Penelitian kebutuhan perlengkapan kerja, baik mengenai jumlah maupun mutu. Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam penelitian dan penentuan kebutuhan perlengkapan kerja adalah faktor fungsional, faktor ongkos, faktor prestise, faktor standarisasi dan normalisasi.

b) Standarisasi dan perincian benda. Langkah-langkah yang perlu ditempuh untuk mengusahakan standarisasi ialah :

1.  Klasifikasi alat-alat, menggolong-golongkan alat-alat yang berfungsi sejenis atau menghasilkan barang-barang tertentu yang sama.

2.  Spesifikasi dan perincian alat-alat dengan menggunakan kemampuannya.

3.  Standarisasi alat-alat dengan pertimbangan untuk penggunaan dalam jangka waktu lama dan pertimbangan efisiensi kerja.

c)  Pembelian benda perbekalan. Beberapa pertimbangan pokok dalam pembelian alat-alat atau barang-barang ialah:

1. Sedapat mungkin mengurangi pembiayaan baru dengan mencari benda-benda yang dibutuhkan dari benda-benda yang merupakan kelebihan.

2.  Menimbulkan kompetensi diantara produsen dengan membuat spesifikasi atas benda-benda yang akan dibeli , dan mengadakan penelitian yang seksama diantara produsen dengan baik.

3.  Mendapatkan keterangan-keterangan terbaru atas benda-benda, keadaan pasar dan harga.

4.  Mendapatkan keterangan-keterangan mengenai perkembangan baru atas barang-barang, dan cara yang telah disempurnakan mengenai cara pengepakan.

5. Mempertimbangkan semua biaya bagi barang-barang perbekalan tersebut sampai siap digunakan.

d)  Pengiriman barang. Dalam pengadaan barang perbekalan dibutuhkan aktivitas pengiriman yang dapat dilakukan melalui jalan darat, laut maupun udara.

8

a.    Inventaris Administrasi Sarana dan Prasarana

Pengadaan semua sarana dan prasarana kantor memerlukan biaya tinggi, termasuk semua kegiatan yang berkaitan dengan pengelolaannya. Untuk itu diperlukan kegiatan inventarisasi. Inventarisasi sarana dan prasarana kantor adalah semua kegiatan dan usaha untuk memperoleh data yang diperlukan mengenai sarana dan prasarana yang dimiliki. Secara singkat inventarisasi dapat diartikan sebagai pencatatan terhadap sarana dan prasarana. Inventarisasi yang dilakukan di setiap organisasi bisa saja berbeda, namun pada dasarnya semua dilakukan dengan tujuan yang sama. Tujuan inventarisasi sarana dan prasarana antara lain :

a.  Agar peralatan tidak mudah hilang.

b.  Adanya bukti secara tertulis terhadap kegiatan pengelolaan barang sehingga dapat dipertanggungjawabkan.

c.  Memudahkan dalam pengecekan barang.

d.  Memudahkan dalam pengawasan.

e.  Memudahkan ketika mengadakan kegiatan mutasi/penghapusan barang.

b.      Penyaluran Administrasi Sarana dan Prasarana

Penyaluran merupakan kegiatan yang menyangkut pemindahan barang dan tanggung jawab dari instansi / pemegang yang satu kepada instansi / pemegang yang lain. Kegiatan penyaluran barang meliputi tiga bagian yaitu :

1)      Penyusunan Alokasi

Untuk menghindari pemborosan dalam pembagian/ pendistribusian barang sehingga merata dan seimbang dengan kebutuhan pemakainya masing-masing, maka perlu disusun alokasi kuantitas dan frekuensi pendistribusiannya, sehingga sungguh-sungguh dapat menunjang kegiatan instruksiona

2)      Pengiriman Barang

Pengiriman barang dari pusat-pusat penyalur barang perlu memperhatikan beberapa hal sebagai berikut : cara pengiriman, pengemasan, pemuatan, pengangkutan dan pembongkarang.

3)      Penyerahan Barang

Dalam penyerahan barang hendaklah tidak dilupakan untuk mengisi daftar penyerahan barang, surat pengantar, faktur, tanda terima peyerahan barang, biaya pengiriman dan sebagainya.

4)      Pemanfaatan dan pemeliharaan

Pemeliharaan adalah kegiatan terus-menerus untuk mengusahakan agar barang/bahan kantor tetap dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai. Tujuan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor, antara lain :

a)    Agar barang tidak mudah rusak karena hama atau suhu/cuaca.

b)   Agar barang tidak mudah hilang.

c)    Agar barang tidak kadaluarsa.

d)   Agar barang tidak mudah susut.

Agar sarana dan prasarana selalu dalam keadaan bersih.

9

Pemeliharaan sarana dan prasarana kantor dapat dilakukan dengan berbagai cara, antara lain:

1.  Pemeliharaan berdasarkan waktu

a. Pemeliharaan sehari-hari

Pemeliharaan sarana dan prasarana yang dilakukan setiap hari, biasanya dilakukan oleh petugas atau karyawan yang menggunakan barang dan bertanggung jawab atas barang tersebut, misalnya pemeliharaan ruang kerja, mesin tik, komputer, dan mobil.Pemeliharaan barang-barang tersebut harus dilakukan setiap hari agar kebersihannya tetap terjaga dan menghindari kerusakan yang lebih besar.

b.  Pemeliharaan berkala

Pemeliharaan berkala dilakukan menurut jangka waktu tertentu, misalnya seminggu sekali, dua minggu sekali, sebulan sekali atau dua bulan sekali.Pemeliharaan berkala dapat dilakukan untuk berbagai jenis sarana dan prasarana dan biasanya dilakukan oleh petugas yang khusus menangani pemeliharaan barang.

2.  Pemeliharaan berdasarkan jenis barang

a.  Pemeliharaan barang bergerak

Pemeliharaan barang bergerak dapat dilakukan setiap hari maupun secara berkala. Contoh: kendaraan bermotor, mesin kantor, dan alat elektronik.

b.  Pemeliharaan barang tidak bergerak

Pemeliharaan barang tidak bergerak juga dapat dilakukan setiap hari atau secara berkala untuk mengetahui sampai sejauh mana kualitas barang tersebut masih dapat digunakan. Contoh: membersihkan debu-debu yang menempel pada alat,sebaiknya dilakukan setiap hari agar alat dapat selalu terjaga kebersihannya, juga untuk mencegah kerusakan. Instalasi listrik dan air dapat dilakukan secara berkala.

a.      Pemanfaatan dan Pemeliharaan Administrasi Sarana dan Prasarana

Sarana dan prasarana merupakan penunjang untuk keaktifan proses belajar mengajar. Barang-barang tersebut kondisinya tidak akan tetap, tetapi lama kelamaan akan mengarah pada kerusakan, kehancuran bahkan kepunahan. Namun agar saran dan prasarana tersebut tidak cepat rusak atau hancur diperlukan usaha pemeliharaan yang baik dari pihak pemakainya.Pemeliharaan atau maintenanace merupakan suatu kegiatan yang kontinu untuk mengusahakan agar sarana dan prasarana pendidikan yang ada tetap dalam keadaan baik dan siap untuk dipergunakan.

Pemeliharaan adalah suatu kegiatan dengan pengadaan biaya yang termasuk dalam keseluruhan anggaran persekolahan dan diperuntukan bagi kelangsungan “building”, “equipment”, serta “furniture”, termasuk penyediaan biaya bagi kepentingan perbaikan dan pemugaran, serta 

10

penggantian. Perlunya pemeliharaan yang baik terhadap bangunan, perabot dan perlengkapan sekolah dikarenakan kerusakan sebenarnya telah dimulai semenjak hari pertama gedung, perabot dan perlengkapan itu diterima dari pihak pemborong, penjual atau pembeli sarana tersebut, kemudian disusul oleh proses kepunahan, meskipun pemeliharaan yang baik telah dilakukan terhadapa sarana tersebut selama dipergunakan. J.Mamusung telah mengelompokan, ada 5 faktor yang mengakibatkan kerusakan pada bangunan, perabot dan perlengkapan sekolah, yaitu: 1. Kerusakan dikarenakan pemakaian dan pengrusakan, baik disengaja maupun yang tidak oleh pemakai. 2. Kerusakan dikeranakan pengaruh udara, cuaca, musim, maupun keadaan lingkungan. 3. Keusangan (out of date) disebabkan moderenisasi di bidang pendidikan serta perkembangannya 4. Kerusakan karena kecelakaan atau bencana disebabkan kecerobohan dalam perencanaan, pemeliharaan, pelaksanaan, maupun penggunaan yang salah 5. Kerusakan karena timbulnya bencana alam seperti banjir gempa dan lain2 Menurut waktunya kegiatan pemeliharaan terhadap bangunan dan perlengkapan serta perabot sekolah dapat dibedakan menjadi pemeliharaan yang dilakukan setiap hari dan pemeliharaan yang dilakukan secara berkala. i. Penghapusan Administrasi Sarana dan Prasarana Barang-barang yang sudah ada di sekolah, terutama yang berasal dari pemerintah (khusus sekolah negeri) tidak akan selamanya bisa digunakanan dan dimanfaatkan untuk kepentingan pendidikan, hal ini dikarenakan rusak berat sehingga tidak bisa dipergunakan lagi, barang tersebut sudah tidak sesuai dengan kebutuhan dan keadaan, biaya pemeliharaan yang tinggi, jumlah barang tersebut berlebihan sehingga tidak bisa dimanfaatkan, dan nilai guna barang tersebut tidak perlu dimanfaatkan. Dengan keadaan seperti diatas maka barang-barang tersebut harus segera dihapus, artinya, menghapus barang-barang inventaris itu (milik Negara) dari daftar inventaris sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Dengan adanya penghapusan ini maka barang tersebut dibebaskan dari biaya perbaikan dan pemeliharaan, selain itu dengan adanya penghapusan ini akan meringankan beban kerja inventaris dan membebaskan tanggung jawab sekolah terhadap barang tesebut. Penghapusan merupakan suatu proses kegiatan yang bertujuan untuk mengeluarkan/ menghilangkan barang-barang milik Negara dari

11

daftar inventaris negara berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Apabila biaya rehabilitasi barang terlalu besar sedangkandaya pakainya terlalu singkat maka barang tersebut lebih baik tidak dipakai lagi dan dikeluarkandari daftar inventaris.Sebagai salah satu fungsi dari pengelolaan perlengkapan, penghapusan mempunyai arti:

1) Mencegah atau sekurang-kurangnya membatasi kerugian yang jauh lebih besar yang disebabkan oleh:

a)  Pengeluaran yang semakin besar untuk biaya perawatan dan perbaikan / pemeliharaan terhadap barang yang semakin buruk kondisinya.

b)  Pemborosan biaya untuk pengamanan barang-barang kelebihan atau barang lain yang karena beberapa sebab, tidak dapat dipergunakan lagi.

2)  Meringankan beban kerja inventarisasi karena banyaknya barang-barang yang tinggal menyusut.

a.      Pengawasan Administrasi Sarana dan Prasarana

Pengawasan

         Seluruh kegiatan Administrasi Sarana dan Prasarana Pendidikan tidak bisa berjalan sendiri tanpa dikendalikan dan diawasi, artinya setiap kegitan masing-masing akan dimonitoring setiap saat oleh pimpinan organisasi serta diperhatikan kerja samanya satu sama lain.

         Pengawasan bukan merupakan suau pengaturan yang kaku dan akan membatasi ruang gerak masing-masing fungsi pengelolaan, tetapi merupakan koordinasi serta akselerasi bagi seluruh fungsi pengelolaan administrasi, sehingga pemborosan waktu, tenaga dan biaya dapat dihindarkan

A.  Peran Guru dalam Administrasi Sarana Prasarana

               Kebijakan pemerintah tentang pengelolaan sarana dan prasarana sekolah tertuang di dalam UU No. 20 tahun 2003 tentang Sisdiknas pasal 45 ayat (1) yaitu ”setiap satuan pendidikan formal dan nonformal menyediakan sarana dan prasarana yang memenuhi keperluan pendidikan sesuai dengan pertumbuhan dan perkembangan potensi fisik, kecerdasan intelektual, sosial, emosional dan kejiwaan peserta didik.” (Mohammad Syaifuddin, 2007 : 2.36).

Adapun peran guru dalam administrasi sarana prasarana sekolah:

1. Terlibat dalam perencanan pengadaan alat bantu pengajaran

2.Terlibat dalam pemanfaatan dan pemeliharaan alat bantu pengajaran yang digunakan guru.

3. Pengawasan dalam penggunaan alat praktek oleh siswa