Print bookPrint book

Materi 12

Site: LMS-SPADA INDONESIA
Course: Administrasi Dan Supervisi Pendidikan
Book: Materi 12
Printed by: Guest user
Date: Wednesday, 26 June 2024, 8:00 AM

Description

Sebelum membaca Materi 12, isilah soal-soal Pre Test terlebih dahulu, lalu baca materi secara baik, dan dilanjutkan dengan mengerjakan soal Post Test. Data berapa lama membaca, dan waktu membaca tersimpan dengan lengkap, ikuti dengan benar.

Table of contents

1

A.    Pengertian Tata Usaha

Secara Etimologis, Tata Usaha adalah kegiatan memberi bantuan dalam mengelola informasi, manusia, harta kearah suatu tujuan yang terhimpun dalam organisasi. Ada beberapa pengertian tentang Tata Usaha, tetapi kesemuanya hampir mempunyai kesamaan pengertian yang mengarah kepada pengaturan tulis menulis dan catat mencatat. Berikut beberapa pengertian tentang Tata Usaha.

  1. Ditinjau arai asal kata 

Tata Usaha terdiri dari dua kata, yaitu “Tata” dan “Usaha” yang masing-masing kurang lebih mempunyai pengertian sebagai berikut Tata adalah suatu peraturan yang harus ditaati., dan Usaha ialah suatu usaha dengan mengerahkan tenaga, pikiran untuk mencapai suatu maksud. Jadi menurut arti kata, Tata Usaha adalah suatu aturan atau peraturan yang terdapat dalam suatu proses penyelenggaraan kerja.

  1. Dalam Kamus Bahasa Indonesia

Dijelaskan bahwa yang dimaksud dengan istilah Tata Usaha ialah penyelenggaraan tulis menulis (keuangan dan sebagainya) di perusahaan, negara dan sebagainya, sedangkan penata usaha ialah orang-orang yang menyelenggarakan taha usaha.

  1. The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern

Memberikan pengertian bahwa tata usaha ialah segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengelola, mengadakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha kerja.

  1. Menteri keuangan Republik Indonesia Pasal 5 Ayat

Subbagian Tata Usaha mempunyai tugas melakukan urusan tata usaha, keuangan, kepegawaian dan penyusunan rencana kerja dan laporan serta akuntabilitas kinerja.

  1. Menurut George Terry

Tata Usaha Kantor meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkas banyak hal dengan cepat guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan kontrol dari pimpinan.

  1. Menurut William Leffingwell dan Edwin Robinson

Tata Usaha Kantor berkenaan pertama-tama dengan warkat-warkat dari badan usaha-pembuatan warkat-warkat, pemakaian warkat-warkat, dan pemeliharaannya guna dipakai untuk mencari keterangan dikemudian hari. Warkat-warkat ini mungkin merupakan sejarah dari pelaksanaan urusan-urusan badan usaha itu sebagaimana digambarkan oleh daftar-daftar perhitungan, surat-menyurat, surat-surat perjanjian, surat-surat pesanan, laporan-laporan, dan oleh segala macam nota yang tertulis dan tercetak.

Selanjutnya, dalam makalah ini tata usaha diberi pengertian sebagai aktivitas administrasi dalam arti sempit yaitu, kegiatan untuk mengadakan pencatatan dan penyusunan keterangan-keterangan sehingga keterangan-keterangan itu dapat digunakan 

2

secara langsung sebagai bahan informasi bagi pimpinan organisasi yang bersangkutan atau dapat dipergunakan oleh siapa saja yang membutuhkannya.

Dengan demikian, tata usaha merupakan kegiatan yang berhubungan dengan jasa-jasa perkantoran yang terdiri dari hal-hal berikut :

  1. Korespondensi dan laporan,

Kegiatan ini berhubungan dengan pencatatan relasi atau kemitraan kerja organisasi ataupun kantor samapi pada persiapan hal-hal yang harus dilapokan kepada pimpinan.

  1. Tata hubungan

Yaitu berhubungan dengan proses surat-menyurat, penerimaan dan pengiriman telepon serta facsimile dan surat

  1. Pencatatan dan perhitungan

Kegiatan ini berhubungan dengan data-data laporan, data statistik, dll.

  1. Kearsipan

Hal ini penting dalam rangka penyimpanan surat-surat atau dokumen yang dinilai penting dan berkaitan dengan kegiatan organisasi.      

Tata usaha menurut intinya adalah tugas pelayanan di sekitar keterangan-keterangan yang berwujud pada 6 pola kegiatan: 

  1. Menghimpun

Kegiatan mencari dan mendapatkan berbagai keterangan yang diperlukan suatu organisasi sehingga organisasi tersebut dapat dengan mudah mendapatkan gambaran tindakan dari informasi yang telah terhimpun. Informasi yang dihimpun asalnya berserakan dimana-mana, tugas tatausahalah yang mengimpun informasi dengan berbagai cara.

  1. Mencatat

Keterangan atau informasi yang telah dihimpun, untuk kemudian dicatat dan disusun kembali dalam bentuk tulisan sehingga menjadi informasi yang mudah dibaca dan dipahami, disimpan, dan dikirim kembali. Penyusunan kembali informasi ini dapat juga disajikan dalam pita rekaman suara/gambar/vodeo sehingga dapat dilihat dan didengar.

  1. Mengola

Kegiatan ini dimaksudkan untuk menyajikan kembali informasi sehingga lebih berguna.

  1. Menggandakan

Keterangan/informasi yang telah dihimpun dicatat dan diolah kemudian digandakan (diperbanyak sesuai kebutuhan) dengan berbagai cara.

  1. Mengirim

Kegiatan ini dilakukan untuk menyampaikan informasi yang telah digandakan kepada pihak yang memerlukan dengan menggunakan berbagai saluran informasi, seperti edaran, surat elektronik, dan lain sebagainya.

  1. Menyimpan

Kegiatan ini dimaksudkan untuk menyimpan dengan aman informasi yang telah diolah dan menyusun dengan berbagai cara dan alat tertentu.

 

A.  Proses Administrasi Ketatausahaan

  1. Tugas Pokok Urusan Administrasi Ketatausahaan

Melaksanakan ketatatausahaan sekolah dan bertanggung jawab kepada Kepala Tata Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut :

  1. Menyusun Program Kerja tata usaha sekolah
  2. Pengelolaan keuangan sekolah
  3. Pengurusan administrasi ketenagaan dan siswa

3

  1. Pembinaan dan pengembangan karier pegawai tata usaha sekolah
  2. Penyusunan administrasi perlengkapan sekolah
  3. Penyusunan dan penyajian data/statistik sekolah
  4. Mengkoordinasikan dan melaksanakan 7 K
  5. Penyusunan laporan pelaksanaan kegiatan, pengurusan ketataushaan secara berkala.
  6. Tugas Pokok Bendaharawan Sekolah

Melaksanakan seluruh Administrasi Keuangan Sekolah, meliputi keuangan rutin/UYHD/BOPS, Dana BOS, Dana Komite Sekolah dan Dana dari sumber lainnya, bertanggung jawab langsung kepada Kepala Tata Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut:

  1. Menyimpan Dokumen, Rekening Giro atau Bank Keuangan sekolah
  2. Mengajukan Pembayaran
  3. Membuat Laporan Penggunaan Keuangan BOPS, BOS, Komite Sekolah dan sumber lainnya.
  4. Melaksanakan Pengambilan dan Pengembalian serta pembayaran Keuangan Negara sesuai petunjuk.
  5. Menyimpan arsip/dokumen dan SPJ Keuangan
  6. Membuat Laporan posisi anggaran (daya serap)
  7. Membuat Lembar Hasil Waskat
  8. Menjadi/ melaksanakan tugas kebendaharan dari setiap kepanitiaan yang dibentuk sekolah.
  9. Membentuk Keuangan berdasarkan sumber keuangannya pada buku kas umum, pembantu dan tabelaris.
  10. Tugas Pokok Urusan Inventarisasi dan Perlengkapan

Melaksanakan administrasi inventarisasi dan kelengkapan sekolah bertanggung jawab kepada Kepala Tata Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut :

  1. Mencatat Penerimaan Barang Inventaris dan Non Inventaris
  2. Mengisi Buku Induk Inventaris
  3. Mengisi Buku Golongan Inventaris
  4. Membuat Buku Penerimaan dan Pengeluaran Barang Non Inventaris
  5. Membuat Buku Pengeluaran / Penggunaan Barang Inventaris
  6. Membuat Kode / Sandi pada Barang Inventaris
  7. Membuat Laporan Keadaan Barang Inventaris
  8. Mengisi Kartu Barang
  9. Membuat Berita Acara Penghapusan Barang Inventaris
  10. Menyimpan Dokumen Kepemilikan Barang-barang Inventaris dan dokumen lainnya
  11. Membuat Daftar kebutuhan Sarana atau Prasarana atau ruang
  12. Membuat Daftar Pengumuman Barang Inventaris pada setiap ruangan
  13. Tugas Pokok Urusan Administrasi Kepegawaian

Melaksanakan administrasi kepegawaian, bertanggung jawab kepada Kepala Tata Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut :

  1. Mengisi Buku Induk Pegawai
  2. Membuat DUK, R7/R6(F-3) dan DSO (F-1,2) guru atau pegawai
  3. Membuat Daftar Prediksi Kenaikan Tingkat atau Golongan gaji Berkata Guru/Pegawai
  4. Membuat dan mengajukan berkas usul permohonan kenaikan Gaji Berkala Guru atau Pegawai
  5. Membuat Daftar hadir Guru dan Pegawai
  6. Menyimpan Berkas data atau arsip Kepegawaian
  7. Membuat SK Pembagian Tugas dan Surat Tugas

4

  1. Membuat Daftar Gaji
  2. Membuat Daftar Pembayaran Honorarium dan Kesejahteraan
  3. Tugas Pokok Urusan Adminstrasi Kesiswaan

Melaksanakan administrasi kesiswaan, bertanggung jawab kepada Kepala Tata Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut :

  1. Membuat Daftar Nomor Induk Siswa
  2. Mengisi Buku Klaper Siswa
  3. Mengisi Buku Induk Siswa
  4. Mengisi Buku Mutasi Siswa
  5. Membuat Daftar Keadaan Siswa
  6. Membukukan Daftar Keadaan Siswa
  7. Membukukan Daftar Siswa perkelas
  8. Mencatat Pendaftaran Siswa Baru
  9. Membuat usulan peserta ujian
  10. Menyimpan daftar Lulusan
  11. Menyimpan Daftar Penerimaan atau penyerahan STTB
  12. Menyimpan Daftar kumpulan nilai (leger)
  13. Menyediakan Blanko Pemanggilan Orang Tua Siswa
  14. Membuat Surat Keterangan dan surat mutasi siswa
  15. Menyediakan Blanko izin keluar masuk kelas
  16. Mengisi papan data keadaan siswa
  17. Tugas Pokok Urusan Adminstrasi Persuratan

Melaksanakan administrasi persuratan, bertanggung jawab kepada Kepala Tata Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut :

  1. Membuat Nomor Agenda Surat Masuk dan keluar
  2. Mengisi Buku Agenda Surat Masuk dan Keluar
  3. Mengangandakan/tikrey surat atau dokumen sekolah
  4. Mengisi Buku Ekspedisi
  5. Menyimpan Arsip dan menyampaikan surat
  6. Memelihara dan menata kearsipan dan dokumen surat keputusan, laporan dan lainnya
  7. Membantu kelancaran administrasi sekolah
  8. Membuata Administrasi Bendahara
  9. Membuat Administrasi Kepegawaian
  10. Menyimpan dan menjaga kerahasiaan data-data sekolah
  11. Tugas Pokok Pengelola Perpustakaan

Melaksanakan administrasi perpustakaan, bertanggung jawab kepada Kepala Tata Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut :

  1. Mengisi buku induk Perpustakaan dan Buku Paket
  2. Membuat Nomor / Kode Klasifikasi Buku
  3. Membuat Buku Pengunjung Perpustakaan
  4. Membuat Kelengkapan Kartu, Date due slip, Katalog Anggota Peminjam
  5. Membuat Statistik/Grafik Pengunjung dan peminjam
  6. Membuat Laporan Keadaan Buku
  7. Membuat Daftar pengunaan barang inventaris di perpustakaan
  8. Tugas Pokok Pengelola Laboratorium

Melaksanakan administrasi laboratorium, bertanggung jawab kepada Kepala Tata Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut :

  1. Mencatat / Membukukan barang-barang laboratorium
  2. Menyediakan Buku Penggunaan barang lab

5

  1. Membuat daftar penggunaan laboratorium
  2. Melayani kebutuhan alat-alat praktikum
  3. Menata, menjaga, dan merawat alat-alat lab
  4. Membuat daftar laporan keadaan dan mutasi alat-alat
  5. Membuat daftar kebutuhan bahan pratikum
  6. Tugas Pokok Pembantu/Penjaga sekolah

Melaksanakan kegiatan kebersihan dan pengamanan sekolah, bertanggung jawab kepada Kepala Tata Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut :

  1. Menjaga dan melaksanakan kebersihan ruang seluruh bangunan sekolah
  2. Membantu menyediakan kebutuhan guru/pegawai
  3. Menyiapakan air minum
  4. Mencuci dan menyimpan alat-alat minum dan makan
  5. Membuka dan mengunci seluruh ruangan
  6. Kebersihan WC Siswa
  7. Kebersihan WC Guru dan Kepala Sekolah
  8. Melaksnakan piket malam

 

A.  Tata Ruang Kantor/ Sekolah

  1. 1.    Pengertian

Istilah tata ruang kantor berasal dari bahasa inggris, yaitu Office Layout atau sering disebut juga Layout saja. Tata ruang kantor adalah pengaturan perabotan, mesin, dan sebaginya didalam ruangan yang tersedia. Ada beberapa ahli yang mendefinisikan tata ruang kantor diantaranya, sebagai berikut :

Menurut Drs.The Liang Gie mengatakan “Tata Ruang adalah penyusunan alat-alat pada letak yang tepat serta pengaturan kerja yang memberikan kepuasan bekerja bagi para karyawannya”.

Menurut Litlefield dan Petterson mengatakan “ Office lay out may be defined as the arrangement of furniture and equipment within available flour space” (tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabot dan alat perlengkapan pada luas yang tersedia).

  1. 2.    Tujuan

Adapun tujuan dari penataan ruang kantor adalah sebagai berikut:

  1. Memberikan kemudahan yang optimum bagi arus komunikasi dan arus kerja.
  2. Memberikan kondisi kerja yang baik bagi setiap orang.
  3. Memudahkan pengawasan sehingga manajer dapat melihat staf yang sedang bekerja.
  4. Memberikan kemudahan yang tinggi kepada setiap gerakan karyawan dari meja ke meja.
  5. Menghindarkan diri dari kemungkinan saling menganggu antara karyawan dengan karyawan lainnya.
  6. Mempergunakan segenap ruangan dengan baik.
  7. Memisahkan pekerjaan yang berbunyi keras, gaduh dan menganggu dari pekerjaan yang sunyi.
  8. Terciptanya kesan yang baik tentang organisasi tersebut dari relasi dan tamu yang datang.
  9. Pelaksanaan pekerjaan dapat menempuh jarak yan terpendek.
  10. 3.    Asas-Asas Pokok Tata Ruang Kantor

Menurut Richard Muther, ada empat asas tata ruang pada suatu kantor, keempat azas itu semestinya harus saling melengkapi agar tercipta suasana ruang kantor yang rapi dan teratur. Keempat Azas tersebut adalah:

  1. a.    Asas jarak terpendek

6

  1. Perubahan tata ruang kantor pada asas ini maksudnya adalah menata letak meja-meja dengan jarak antar meja tidak terlalu lebar sehingga pergerakan antar karyawan dapat lebih cepat. Jarak antar meja/unit yang jauh akan mengakibatkan perlu beberapa langkah untuk mencapai ke meja lain, bandingkan dengan jarak meja yang tidak terlalu lebar.

    1. a.    Asas rangkaian kerja

    Asas Penempatan para pegawai dan peralatan menurut urutan pekerjaan menjadikan pekerjaan lebih cepat dan tidak membuat berseliweran pegawai lainya, karena pengaturan mejanya sudah runtut/teratur.

    1. b.   Asas penggunaan segenap ruangan

    Maksudnya adalah tidak ada ruangan atau luas ruang yang tidak dimanfaatkan. Jika ada ruangan yang kosong maka dapat diletakan tanaman, hiasan, aquarium dan lain sebagainya sehingga membuat ruangan semakin nyaman dan asri.

    1. c.    Asas perubahan susunan tempat kerja

    Asas ini memungkinkan apabila di kantor ada perkembangan baik pada pekerjaan maupun pegawai tata ruang dapat diubah dengan mudah dan cepat.

    1. 1.    Prinsip-Prinsip Tata Ruang Kantor
      1. Pekerjaan harus mengalir terus menerus sedapat mungkin dalam garis lurus.
      2. Bagian-bagian dan seksi-seksi yang berfungsi sama dan yang berhubungan harusditempatkan secara berdekatan untuk mengurangi waktu bepergian.
      3. Aliran pekerjaan harus sederhana, sehingga dapat mengurangi hilir mudik pegawaidan penyampaian surat-surat dalam jarak yang pendek.
      4. Meletakkan perlengkapan kantor harus dekat dengan pegawai yang menggunakannya.
      5. Pergunakan meja dan kursi dengan ukuran yang sama dalam sebuah ruangan.
      6. Menyusun meja harus sedemikian rupa sehingga tidak ada pegawai yang terpaksa menghadap pada sumber cahaya.
      7. Kesatuan yang banyak berhubungan dengan masyarakat harus ditempatkan dibagian depan.
      8. Satuan yang pekerjaan bersifat gaduh, sebaiknya ditempatkan dekat jendela dan hendaknya dijauhkan dari satuan lainnya.
      9. Hendaknya tempat arsip-arsip kantor berada pada dinding atau susun tangga yang mudah terjangkau oleh petugas.
      10. 2.    Bentuk-Bentuk Tata Ruang Kantor
        1. a.    Tata Ruang Tertutup

    Suatu tata ruang dikatakan terpisah-pisah atau tertutup apabila susunan ruang untuk bekerja terbagi-bagi dalam beberapa bagian. Keuntungannya adalah moral pekerja atau staf tetap terjaga, pekerjaan yang sifatnya rahasia tetap terjaga, menghindari gangguan dari pekerja satu ke yang lainnya, pimpinan akan lebih tenang dalam mengerjakan tugasnya karena tidak terganggu oleh kegiatan para karyawan. Kelemahannya adalah pengawasan lebih sulit dilakukan karena terhalang oleh penyekat, cahaya sulit masuk dan udara sulit beredar sehingga suasana lebih pengap dan gerah, apabila diperlukan tukar tempat antara bagian yang satu dengan bagian yang lain sulit dilakukan dan sulit merubah ruangan, dan apabila terjadi penambahan pegawai atau alat-alat kantor ataupun perubahan mengenai proses penyelesaian suatu pekerjaan agak sulit menampungnya.

    1. b.   Tata Ruang Terbuka
    Dalam susunan ini ruang yang dipergunakan untuk ruang bekerja tidak dipisah pisahkan atau tidak menggunakan penyekat, tetapi semua aktivitasnya dilaksanakan 

7

pada satu ruang besar terbuka sehingga semua yang bekerja tampak mudah diamati dari satu sudut pandang.

  1. a.    Tata Ruang Kantor Semi Tertutup

Ruang kantor semi tertutup adalah ruang yang disekat hanya setinggi 1,5 meter. Keuntungan ruang kantor semi tertutup adalah untuk menjaga privasi kerja. Kerugian ruang kantor semi tertutup adalah perubahan tempat lebih sulit dilakukan.

  1. b.   Lingkungan Fisik Kantor

Salah satu yang harus diperhatikan dalam perencanaan gedung atau fisik kantor adalah lokasi. Disamping itu faktor penting yang harus mendapat perhatian adalah faktor lingkungan, apabila kehadiran suatu kantor tidak dikehendaki oleh lingkungan masyarakat maka kantor tersebut tidak dapat bertahan lama dan akhirnya akan mati. Karena itu pula faktor lain yang harus diperhatikan, diantaranya:

1)   Pengembangan kantor dimasa yang akan datang.

2)   Gambaran perkembangan wilayah dimasa datang.

3)   Sumber tenaga kerja dan kebutuhan kantor.

4)   Udara yang bersih dan segar.

5)   Ongkos pemeliharaan yang rendah.

6)   Fasilitas-fasilitas angkutan yang lebih mudah.

  1. c.    Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Tata Ruang
    1. 1.    Perencanaan Cahaya

Penerangan cahaya yang baik akan diperoleh beberapa keuntungan, diantaranya:

a)    Hasil pekerjaan atau produktivitas bertambah.

b)   Kualitas pekerjaan lebih baik.

c)    Kesalahan-kesalahan berkurang.

d)   Semangat kerja pegawai lebih baik.

e)    Mengurangi ketegangan dan kelelahan.

f)    Prestise lebih baik untuk perusahaan.

  1. 2.    Perencanaan Warna

Dengan menggunakan warna yang tepat dan baik akan diperoleh keuntungan diantaranya:

a)    Kantor menjadi tampak menyenangkan dan menarik pandangan

b)   Mempunyai akibat yang tidak langsung terhadap efisiensi dan produktivitas pegawai.

c)    Mencegah kesilauan akibat cahaya yang berlebihan.

d)   Memelihara kegembiraan, ketenangan dan semangat bekerja pegawai.

e)    Mengurangi rasa tertekan sehingga pegawai merasa lega dan bebas.

  1. 3.    Perencanaan Udara
  2. 4.    Perencanaan Suara

A.  Peranan Guru dalam Tata Usaha

Telah dikatakan di depan bahwa administrasi tata usaha adalah kegiatan melakukan pencatatan untuk segala sesuatu yang terjadi dalam sekolah untuk digunakan sebagai bahan keterangan bagi pimpinan.

Telah disebutkan pula bahwa tugas utama guru yaitu mengelola proses belajar mengajar di sekolah. Sekolah merupakan sub sistem pendidikan nasional dan di samping sekolah, system pendidikan nasional itu juga mempunyai komponen, komponen lainya. Guru harus juga memahami apa yang terjadi di lingkungan kerjanya.

Di sekolah guru berada dalam kegiatan administrasi sekolah, terutama ketata usahaan sekolah. Sekolah melaksanakan kegiatanya untuk menghasilkan lulusan yang jumlah serta mutunya telah ditetapkan. Dalam lingkup administrai atau ketata usahaan sekolah itu peranan guru amat penting, seperti penetapkan kebijaksanaan dan 

8

melaksanakan proses perencanaan, pengorganisasiaan, pengarahan, pengkoordinasiaan, pembiayaan, dan penilaian kegiatan kurikulum, kesiswaan, sarana prasarana sekolah, personalia sekolah, keuangan dan hubungan sekolah-masyarakat guru harus memberikan sumbangan baik tenaga maupun pikiran.

Administrasi sekolah terutama yang berkaitan dengan ketata usahaan adalah pekerjaan yang bersifat kolaboratif, artinya pekerjaan yang didasarkan atas kerja sama, dan bukan bersifat individual. Oleh karena itu semua personel sekolah terutama guru harus ikut terlibat.

Ada beberapa hal yang bisa dilakukan oleh seorang guru dalam hal ke-tata usaha-an di sekolahnya. Di antaranya ;

  1. 1.    Pencatatan Murid

 Pencatatan terhadap siswa ini terutama adalah siswa baru-siswa perkelas-persemester-dan yang mengulang kelasnya, pindahan, serta jumlah siswa yang keluar karena lulus atau bahkan karena drop out. Dengan pencatatan inilah maka dengan mudah diketahui jumlah siswa dan perkembangannya pada setiap tahun ajaran.

Di samping itu tugas lainnya adalah pencatatan daftar hadir siswa, dalam rangka untuk menghitung keaktifan siswa dan partisipasinya dalam kerjasama dan sebagai alat kontrol dalam menegakkan tata tertib sekolah. Dan yang terpenting adalah data tentang prestasi muridnya. Untuk dapat melihat kemajuan atau kemunduran dengan segera dapat dilihat dari dokumentasi siswa tersebut. Semua hasil pencatatan ini diperlukan sekali sebagai bahan laporan yang nyata kepada atasannya. Oleh karena itu tidak boleh hilang atau rusak. Dokumentasi ini bisa juga sebagai bahan laporan untuk orang tua siswa.

  1. 2.    Pencatatan tentang Guru

Data tentang keadaan guru harus dicatat dengan baik, terutama tentang jumlah, data pribadi, masa kerja, dan bahan untuk usulan kenaikan pangkatnya dan gaji berkala. Demikian pula kehadiran guru melaksanakan tugas sebagai pegawai, terutama PNS, yang sangat berguna untuk pembinaan guru itu selanjutnya. Pada gilirannya nanti semua data itu akan berguna sebagai bahan bimbingan, perencanaan, pengawasan, koordinasi dan pendidikannya. Data yang dicatat dengan rapi dan lengkap akan sangat menunjang untuk mengatasi masalah yang dialami sekolah maupun pribadi guru itu sendiri. Data yang lengkap akan memberikan petunjuk untuk mengambil keputusan bagi kepala sekolah.

  1. 3.    Pencatatan Proses Belajar Mengajar (PBM)

Hal ini akan mempengaruhi bagi kelancaran proses pendidikan di sekolahnya.

  1. 4.    Penertiban Buku-buku Tata Usaha

 Mengingat kegiatan komunikasi lembaga pendidikan baik secara lisan maupun tertulis dengan pihak luar dan dalam lembaga pendidikannya. Komunikasi dalam bentuk tertulis dilaksanakan melalui surat, telegram, nota, dan lain-lain. Sehingga perlu penertiban surat-menyurat ini, baik surat masuk maupun surat keluar. Buku-buku tata usaha di antaranya;

a.    Buku agenda

b.    Buku arsip

c.    Buku ekspedisi

Masih banyak kesempatan lain yang mengharuskan guru ikut berperan atau terlibat dalan administrasi sekolah, terutama berkaitan dengan tata usaha sekolah, Beberapa di antaranya ialah:

  1. Merencanakan penggunaan ruang-ruang di sekolah
  2. Merumuskan kebijakan tentang pembagian tugas mengajar guru-gurua.   
  3. Menyelidiki buku-buku sumber bagi guru dan buku-buku pelajaran bagi murid-murid
  4. Berperan dalam hal surat-menyurat di lingkungan sekolah
  5. Berperan sebagai penerima, penyortir, pencatat, pengarah, pengolah, peñata arsip pada proses surat menyurat.

a.    Menyelidiki buku-buku sumber bagi guru dan buku-buku pelajaran bagi murid-murid

b.    Berperan dalam hal surat-menyurat di lingkungan sekolah

c.    Berperan sebagai penerima, penyortir, pencatat, pengarah, pengolah, peñata arsip pada proses surat menyurat.