Kegunaan alat perencanaan proyek antara lain seperti berikut:
1. Bagan Gantt
Bagan gantt merupakan cara visual untuk mewakili pekerjaan sebagai suatu unit waktu. Bagan Gantt adalah alat penting dalam perencanaan dan membantu dalam menjadwalkan proyek sekaligus mempertimbangkan ketergantungan yang ada di antara berbagai item kerja.
2. Struktur Uraian Pekerjaan
Struktur Uraian pekerjaan ( Wok Breakdown Structure/WBS) adalah alat pembuat struktur pekerjaan yang Anda gunakan untuk memecah proyek ke dalam partisi yang dapat dikelola. Ini adalah struktur mirip pohon yang memecah lingkup menjadi beberapa unit. Mengikuti hierarki di mana sasaran akhir Anda dibagi menjadi beberapa tahap yang selanjutnya dapat dibagi menjadi beberapa tugas atau sub-tugas.
3. Garis Dasar Proyek
Cara grafis untuk mewakili nilai-nilai proyek Anda, garis dasar Anda adalah standar yang Anda tetapkan sebagai dasar proyek untuk mengukur kinerja aktual terhadap proyek Anda. Garis dasar proyek mencakup dasar lingkup, dasar biaya, dan dasar jadwal. Garis dasar Anda membantu dalam melacak kemajuan secara real-time.
4. Aktivitas Membangun Tim
Aktivitas membangun tim dapat mencakup mendorong kompetisi yang dilakukan di lingkungan yang terkendali untuk menghentikan sementara persaingan ketat yang sering menjadi bagian dari budaya kerja sehari-hari. Ini juga dapat mendorong kreativitas, menyoroti berbagai bakat anggota tim Anda, dan memotivasi orang untuk bekerja sama guna menemukan solusi terbaik.
5. Rencana manajemen komunikasi
Rencana komunikasi proyek memastikan adanya aliran informasi rutin yang relevan antara anggota proyek, klien, dan pemangku kepentingan lainnya dengan menetapkan langkah bagi siapa yang mengomunikasikan informasi kepada siapa dan seberapa sering. Rencana komunikasi Anda memastikan semua orang yang terlibat tetap mendapat informasi, dan membantu menjaga hubungan.
6. Work Breakdown Structure
Merupakan detail yang menguraikan pekerjaan proyek menjadi pekerjaan-pekerjaan kecil yang lebih operasional sehingga mudah dilaksanakan dan diestimasi biaya dan waktu pelaksanaannya.
7. Matrik Tanggung Jawab
Matrik yang digunakan untuk menentukan organisasi proyek, orang-orang kunci dan tanggung jawabnya. Intinya matrik ini menunjukkan hubungan antara kegiatan dan penanggung jawabnya.