Komunikasi terdengar mudah dilakukan dan setiap orang menganggap bahwa mereka bisa melakukannya. Tetapi komunikasi yang seperti apakah yang dianggap sebagai komunikasi yang efektif? Komunikasi pada umumnya didefinisikan sebagai kegiatan saling bertukar pendapat, atau hubungan antara manusia, baik individu maupun kelompok.
Komunikasi manusia merupakan proses pembentukan makna di antara dua orang atau lebih. Dari pernyataan ini maka komunikasi berhubungan dengan makna yang dapat diperoleh diantara pihak-pihak yang melakukan komunikasi. Komunikasi akan dapat berjalan dengan efektif manakala ada beberapa aturan dan kaidah yang diikuti, yaitu:
1.Komunikator menghargai setiap individu, orang maupun kelompok yang dijadikan sasaran komunikasi. Hal ini mensyaratkan bahwaseseorang yang melakukan komunikasi bisa menempatkan diri, tidak menganggap dirinya sebagai orang yang paling tahu dan paling benar.
2.Komunikator harus mampu menempatkan diri pada situasi atau kondisi yang dihadapi orang lain.Setiap orang yang melakukan komunikasi harus mampu mendengar dan dan siap menerima masukanapapun dengan sikap yang positif. Hal ini akan sangat sulit dilakukan manakala orang tersebut tidak dapat dikritik atau tidak siap menerima kritik. Menerima kritik memang tidak mudah. Tetapi
kemampuan untuk menerima apapun masukan dengan sikap baik akan membawa pengaruh positif pada orang tersebut.
3.Pesan diterima oleh penerima pesan dan dapat didengarkan dengan baik. Hal ini berkaitandengan mediayang digunakan. Seringkali orang melakukan komunikasi dengan individu maupun kelompok, tetapi pesan tidak dapat dipahami karena media atau alat yang digunakan tidak mendukung. Misalnya, suara di telepon putus-putus, atau microphon yang mendengung, atau suara di telepon yang terlalu lemah. Beberapa hal tersebut mengakibatkan penerima pesan kesulitan memahami isi pesan. Akibatnya selain tidak respon, pemberi pesan justru tidak akan didengarkan atau diperhatikan.
4.Kejelasan pesan sehingga tidak menimbulkan multi interpretasi. Hampir mirip efeknya dengan permasalahan media yang rusak, maka bagian ini berkaitan dengan kejelasan isi pesan itu sendiri. Misalnya apabila pemberi pesan menggunakan istilah-istilah yang sulit dipahami oleh penerima pesan, maka jelas akan sulit bagi penerima pesan untuk memahami isi pesan dan akhirnya umpan balik juga tidak akan muncul. Demikian juga bila pemberi pesan tidak jelas dalam menyampaikan pesan akibat penggunaan bahasa yang tidak sesuai dengan latar belakang penerima pesan, maka akan muncul berbagai interpretasi. Akhirnya isi pesan akan bergeser, dan komunikasi tidak dapat mencapai tujuannya.
5.Berkaitan dengan sikap rendah hati dan mau mendengarkan orang lain Hal ini berkaitan dengan karakter dan sikap individu masing-masing, baik pemberi maupun penerima pesan. Termasuk di dalam sikap dan sifat ini adalah kerelaan untuk rendah hati, menghargai, dan mau mendengarkan orang lain.