Administrasi sebagai Seni dan Ilmu A.    Administrasi sebagai Seni Secara etimologi administrasi berasal dari kata bahasa Inggris administration.  Dalam Webster’s New World Dictionary  (1951) administration merupakan bentuk adjective dari kata administer. Adapun kata administer menurut kamus tersebut berasal dari kata lain : ad + ministrate yang artinya adalah to serve dalam bahasa Indonesia melayani. Kemudian kata administer dalam bahasa Inggris itu diartikan sebagai : To manage, to conduct, to direct. Sementara seni, G. R. Terry (1977) mengatakan,  “Art is personal creative power plus skill in performance”. Seni merupakan kemampuan atau kemahiran seseorang untuk menerapkan knowledge yang dimiliki dalam menjalankan tugas dan fungsi tertentu. Selain itu, istilah “seni” atau arti ini berasal dari  bahasa Latin yang berarti skill atau keahlian, kemahiran yang timbul dari dalam untuk mewujudkan sesuatu. Kaitannya dengan administrasi berarti bagaimana menerapkan knowledge (science) dengan menggunakan kemahiran, ketrampilan, pengalaman yang dilakukan oleh para administrator/manajer (top, middle, lower level) dalam suatu kegiatan kerjasama dalam mencapai tujuan yang diinginkan. Dengan kata lain administrasi dan manajemen ditinjau dari segi praktisnya. Administrasi sebagai seni pada hakekatnya timbul bersama-sama dengan timbulnya peradaban manusia. Jelasnya semenjak manusia telah berbudaya, yaitu dengan mengembangkan ciptanya/ akal pikirannya, rasanya/ seninya, karsanya/kehendaknya, dan adanya kerja sama antara 2 orang atau lebih telah merupakan unsur-unsur administrasi dalam kehidupan bersama atau bermasyarakat. Oleh karena itu, administrasi sebagai suatu seni sesungguhnya bukan merupakan hal yang baru, karena dengan adanya 2 manusia yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu, di sana sudah terdapat administrasi, yaitu administrasi dalam praktek. Herbert A. Simon, misalnya, pernah mengatakan bahwa apabila ada 2 orang yang bekerja-sama untuk menggulingkan sebuah batu yang tidak dapat digulingkan hanya oleh satu orang di antara mereka, di sana telah terdapat administrasi. Sejarah telah menunjukkan kepada kita bahwa sejak periode prasejarah dan periode sejarah, manusia telah menjalankan sebagian prinsip-prinsip administrasi yang sekarang kita kenal, dan telah menerapkan dalam bidang pemerintahan, perdagangan, perhubungan, pengangkutan dan sebagainya, misalnya seperti yang dikemukakan oleh Max Webber bahwa Mesir adalah negara tertua yang menjalankan sistem administrasi, khususnya adminitrasi birokratik. Demikian juga di Tiongkok kuno, dapat diketahui tentang konstitusi Chow yang dipengaruhi oleh ajaran Confucius dalam “Administrasi Pemerintahan”. Dari Yunani (430 SM) dengan susunan kepengurusan Negara yang demokratis, Romawi dengan “De Officiis dan “De Legibus”nya Marcus Tullius Cicero. Dan di Indonesia terlihat pada zaman Pemerintahan Kerajaan Mataram I, Majapahit dan Sriwijaya, dan salah satu buktinya adalah candi Borobudur, yang terus di kagumi oleh setiap orang. B.     Administrasi sebagai Ilmu 1.      Tahap-tahap perkembangan administrasi sebagai ilmu Administrasi muncul sebagai ilmu baru dalam dunia ilmu pengetahuan disebabkan oleh Administrasi sebagai ilmu muncul pertama kali pada tahun 1886 yakni ditandai dengan munculnya gerakan manajemen ilmiah yang dipelopori F.W. Taylor, yang menandai berakhirnya status administrasi dan manajemen sebagai seni semata-mata, dan mulai berdwistatus, yaitu disamping sebagai seni juga sebagai ilmu. Sejak lahirnya sampai sekarang, administrasi sebagai ilmu telah menjalani empat tahap, yakni : a.      Survival Period (1886-1930). Tahun 1886 sering disebut sebagai “tahun” lahirnya ilmu administrasi, karena pada tahun itulah gerakan manajemen/administrasi ilmiah dimulai oleh Frederick Winslow Taylor di Amerika Serikat yang dijuluki bapak ilmu manajemen, dan kemudian diikuti oleh Henry Fayol di Prancis yang dijuluki pula bapak ilmu Administrasi. Dalam masa ini para sarjana mulai memperjuangkan supaya pengetahuan administrasi sebagai ilmu yang mandiri atau sebagai salah satu tertib-ilmu (disiplin). Demikian juga dalam masa inilah para ahli dan sarjana mengkhususkan dirinya dalam bidang administrasi dan manajemen. b.      Consolidation and Completion Period (1930-1945). Dalam masa ini asas-asas, rumus-rumus dan kaidah-kaidah (norma) ilmu administrasi lebih disempurnakan. Dan dalam masa ini juga mutu (quality) dan jumlah (quantity) para sarjana administrasi turut dikembangkan serta gelar-gelar kesarjanaan dalam ilmu administrasi Negara dan niaga banyak diberikan oleh lembaga-lembaga pendidikan tinggi. c.       Human Relations Period (1945-1959). Dalam masa ini para sarjana administrasi mulai memperhatikan segi manusiawi dan menyelidiki segala hubungan dari semua orang dalam kegiatan kerjasama, baik hubungan yang bersifat resmi (dinas,formal) maupun yang tidak resmi (informal). Pada masa ini pula ditulis pula hampir semua buku mengenai hubungan antar manusia dalam kegaiatan kerjasama mereka. d.      Behavioral Period (1959-sekarang). Dalam masa ini para sarjana administrasi mulai mengadakan perhatian serta peningkatan terhadap penyelidikan mengenai tindakan-tindakan dan perilaku orang-orang dalam kehidupan berorganisasi dan dalam bidang pekerjaannyan system maupun pendekatan kontingensi (contingency approach). Dari uraian diatas kita dapat menarik kesimpulan tentang Administrasi. Adapun pengertian dari Administrasi menurut “Ilmu” adalah suatu ilmu yang mempelajari aktivitas manusia yang bersifat kooperatif dan bagaimana cara-cara merealisasikannya yang terkumpul secaras sistemasi. Sedangkan pengertian Administrasi sebagai “Seni” adalah merupakan proses kegiatan yang perlu dikembangkan secara kontinu, agar administrasi sebagai suatu cara untuk mencapai tujuan yang benar-benar dapat memberi peranan yang diharapkan. 2.      Syarat-syarat administrasi sebagai ilmu Setiap pengetahuan memiliki syarat-syarat tertentu hingga ia disebut ilmu atau pengetahuan ilmiah. Begitu pula administrasi, ia memiliki syarat-syarat tertentu yang menjadikannya sebagai ilmu. a.      Menggunakan metode ilmiah Metode penelitian merupakan cara atau teknik ilmiah untuk memperoleh data dengan tujuan dan kegunaan tertentu. Cara atau teknik ilmiah yang dimaksud adalah dimana kegiatan penelitian itu dilaksanakan berdasarkan ciri-ciri keilmuan, yaitu Rasional, Empiris dan Sistematis (RES). Rasional berarti peneltian dilakukan dengan cara yang masuk akal, sehingga terjangkau oleh nalar manusia. Empiris berarti cara atau teknik yang dilakukan selama penenlitian itu dapat diamati oleh indera manusia, sehingga orang lain dapat mengamati dan mengetahui cara atau teknik atau langkah yang digunakan selama proses penelitian. Sistematis, maksudnya adalah proses yang dilakukan dalam penelitian itu menggunakan langkah-langkah tertentu yang logis. Data empiris yang diperoleh melalui penelitian itu harus mempunyai kriteria valid. Yaitu data yang derajat ketepatan antara data yang sesungguhnya terjadi pada obyek dengan data yang dikumpulkan oleh peneliti. Misalnya dalam suatu pameran bisnis terjual 500 set komputer, sementara peneliti melaporkan jauh dibawah atau diatas 500 set computer yang terjual, maka derajad validitas hasil penelitian itu rendah. Atau misalnya dalam suatu perdagangan saham tidak terjadi kerusuhan, dan peneliti melaporkan terjadi kerusuhan maka data yang dilaporkan juga tidak valid. Untuk mendapatkan data yang valid dalam penelitian sering sulit dilakukan, oleh karena itu, maka validitas hasil penelitian dapat diuji melalui pengujian reliabilitas dan obyektivitas data penelitian yang telah terkumpul. Pada umumnya kalau data itu realiabel dan obyektif, maka hasil penelitiannya akan valid. Data yang valid pasti reliable dan obyektif. Reliabelitas berkenaan dengan derajad konsistensi/keajegan data dalam interval waktu tertentu. Misalnya pada hari pertama wawancara, sumber data mengatakan bahwa jumlah karyawan yang berdemonstrasi sebanyak 1000 orang, maka besok atau lusa pun sumber data tersebut akan tetap mengatakan bahwa jumlah karyawan yang berdemonstrasi tetap sebanyak 1000 orang, maka data tersebut adalah data yang obyektif (lawannya subyektif). Kalau ada beberapa kelompok peneliti memberikan data penelitian tersebut tidak obyektif sehingga tidak valid. Data yang reliable belum tentu valid, misalnya setiap hari seseorang karyawan perusahaan pulang malam dengan alasan ada rapat, padahal kenyataannya tidak ada rapat. Hal ini diucapkan secara konsisten tetapi datanya tidak valid. Data yang obyektif juga belum tentu valid, misalnya 99 % dari sekelompok orang menyatakan bahwa si A adalah pencuri, dan 1 % menyatakan bukan pencuri. Padahal yang benar justru yang hanya 1 % yang menyatakan bahwa A adalah bukan pencuri. Validitas data hasil penelitian dapat diperoleh dengan menggunkan instrument yang valid, menggunakan sumber data tepat dan cukup jumlahnya, serta metode pengumpulan dan analisis data yang benar. Untuk mendapatkan data yang reliable, maka instrument harus reliable dan penelitiannya dilakukan dengan berulang-ulang. Selanjutnya untuk mendapatkan data yang obyektif, maka sampel sumber data jumlahnya mendekati jumlah populasi. Setiap penelitian mempunyai tujuan dan kegunaan tertentu. Secara umum tujuan penelitian ada tiga macam yaitu yang bersifat penemuan, pembuktian dan pengembangan. Penemuan berarti data yang diperoleh dari penelitian itu adalah data yang betul-betul baru yang sebelumnya belum pernah diketahui. Pembuktian berarti data yang diperoleh itu digunakan untuk membuktikan adanya keragu-raguan terhadap informasi atau pengetahuan tertentu, dan pengembangan berarti untuk memperdalam dan memperluas pengetahuan yang telah ada. Melalui penelitian manusia dapat menggunakan hasilnya, secara umum data yang diperoleh dari penelitian dapat digunakan untuk memahami, memecahkan dan mengantisipasi masalah. Memahami berarti memperjelas suatu masalah atau informasi yang tidak diketahui dan selanjutnya menjadi tahu, memecahkan berarti meminimalkan atau menghilangkan masalah, dan mengantisipasi berarti mengupayakan agar masalah tidak terjadi. b.      Universal Universal adalah bersifat umum atau menyeluruh. Dimana pun tempat terjadinya kegiatan administrasi, maka kegiatan itu sama seperti yang dilakukan oleh individu lain, di tempat lain pula. Ia tak terikat oleh ruang dan waktu. Selain itu, ada pembuktian atas kebenarannya. Tujuannya adalah agar ia dapat diterima dimasyarakat umum. Apabila kebenarannya tidak teruji, maka teori atau ilmu tersebut hanya dibenarkan oleh si pembuat saja, tidak diterima secara umum. c.       Mempunyai prinsip-prinsip tertentu Fayol meletakkan sejumlah prinsip-prinsip umum.daripada Administrasi yang dipergunakan sebagai suatu rangka salah satu daripada bab Bukunya. la membagi prinsip-prinsip itu menjadi 14 (empat bedas) bagian d.      Mempunyai objek Salah satu unsur yang terpenting dalam ilmu pengetahuan atau pengetahuan ilmiah adalah obyek. Obyek terbagi ke dalam dua bagian, yakni obyek formal dan material. Obyek material dari administrasi adalah manusia itu sendiri (atau pelaku dari administrasi itu sendiri, sementara obyek formal dari administrasi adalah perilaku atau tindakan-tindakan manusia dalam melakukan administrasi. e.       Mempunyai sistem Setiap ilmu dalam dirinya merupakan suatu sistem, artinya merupakan suatu kebulatan dan keutuhan tersendiri dan terpisah dari ilmu lainnya, misalnya psikologi merupakan kebulatan tersendiri yang terpisah dengan anthropologi. Begitu pula dengan administrasi. Administrasi memiliki sistem tersendiri dan terpisah dengan ilmu lainnya, dimana administrasi membahas tentang suatu kerja sama yang dilakukan oleh sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu secara rasional dengan menggunakan prinsip efektivitas dan efesien. f.       Dapat dijadikan teori Mengapa tidak ada pendidikan administrasi tanya Fayol. Kenyataan bahwa waktu itu belum adanya teori Administrasi, sebab tanpa teori tidak mungkin adanya pengajaran. Sebenarnya tidak sedikit teori-teori dari seseorang yang berpengalaman memimpin suatu bidang-bidang usaha dengan sukses, tetapi usahausaha pengumpulan daripada prinsip-prinsip, peraturan-peraturan, metode-metode, prosedur-prosedur dan sebagainya yang dipergunakan untuk mengecek dari pengalaman-pengalaman umum tersebut belum ada. Oleh karena itu, Fayol memelopori penulisan buku: General and Industrial Administration (Administrasi Umum dan Industri), yang dimulai dengan proses perumusan teori. "Saya mengharap", ia menambahkan, "dengan metode ini, suatu teori Administrasi akan berasal dari Buku ini." Hal ini dilakukan sebagai suatu dasar atau pedoman yang akan dilakukan untuk pengajaran administrasi, baik di sekolah maupun di tempat pekerjaan.             Adapun beberapa teori yang diciptakan oleh Fayol dalam administrasi adalah sebagai berikut : 1.      Badan Kerja Sama (The Body Corporate). Tugas pokok daripada organisasi, menurut Fayol ialah mengembangkan personal yang mampu melaksanakan keenam fungsi. Fayol menganggap struktur administrasi seperti halnya "badan kerja sama" (the body corporate) dan membandingkan fungsi-fungsi administrasi seperti halnya sistem urat-urat syaraf yang terdapat pada tubuh binatang atau manusia 2.       Seorang Kepala Untuk Setiap Unit Organisasi (One Head For One) Setiap organisasi dengan tidak mengingat berapa besarnya, harus adanya kewenangan bagi setiap pegawainya dan bahwa setiap pegawai mempunyai wewenang yang dimaksud. Untuk maksud ini skala organisasi adalah suatu alat Administrasi di mana Fayol menekankan kepada suatu prinsip "Kesatuan Komando" atau "Kesatuar Perintah" (unity of command) dan Kesatuan Tujuan" (unity of direction). la menyatakan bahwa seorang pegawai hanya menerima perintah dari seorang atasannya. Dengan adanya satu kepala dan satu Rencana, dimaksudkan kegiatan daripada suatu kelompok mempunyai tujuan yang sama. 3.      Staf Ahli (Many Brains To Help). Anggota-anggota staf diharapkan dapat membantu Pimpinan (as an adjunct reinforcement) dan bertindak sebagai penasehat daripada Manager. Pekerjaan staf adalah membantu Manager dalam 4 (empat) kegiatan, yakni: o   Korespondensi, o   Memberikan informasi dan persoalan-persoalan lain yang dihadapi. o   Sebagai penghubung dan pengawas. o   Menyiapkan rencana dan mengembangkan perbaikan dalam setiap kegiatan. Kedua dari yang pertama (a dan b) daripada kegiatan ini diakui secara luas, kedua dari yang terakhir sering dilupakan. 4.       Kekuasaan Dengan Pertanggungjawaban. Fayol mendefinisikan "kekuasaan" (authourity) sebagai hak untuk memberikan perintah dan kewenangan kepada bawahannya. Fayol membedakan kekuasaan formal (the official authourity) dan kekuasaan perorangan (personal authourity). Yang pertama ialah kekuasaan yang diperoleh karena jabatannya, dan diperlukan untuk jabatan tersebut, sedangkan yang kedua berdasarkan atas kecakapannya, pengalamannya, nilai moral dan kemampuan seseorang. 5.       Jalur Pintas (The "Gangplank"). Komunikasi formal antara F dengan L digambarkan dan dengan baru diperoleh jawabannya. Suatu komunikasi yang memakan waktu dan tenaga. Menurut Fayol, lebih baik menggunakan apa yang disebut "Jalur Pintas" yaitu antara F L, dapat dijalankan usaha komunikasi tanpa merusak garis kewenangan (line of authority), apabila atasannya, terutama E dan K, memberikan wewenang dalam komunikasi itu dan mengetahui apa yang telah dilakukan oleh kedua belah pihak. Apabila persoalannya tidak mendapatkan persetujuan, mereka dapat mengembalikan persoalannya itu kepada atasannya masing-masing. Perbedaan Ilmu Administrasi Negara dan Ilmu Administrasi Niaga Perkembangan Administrasi Negara sebagai ilmu. 1.      Arti dan definisi Administrasi Negara. 2.      Arti Administrasi Niaga. 3.      Perbedaan arti laba (untung) dalam pengertian ekonomi dan laba (untung) dalam pengertian Niaga. 4.      Perbedaan antara Administrasi Negara dan Administrasi Niaga (swasta). Administrasi Negara dan Administrasi Pembangunan Administrasi Pembangunan timbul karena adanya tuntutan dan kebutuhan bagi negara-negara yang sedang berkembang, yang berusaha mengatasi masalah-masalah keterbelakangan, kemiskinan, kebodohan, dan sebagainya. Hal ini disebabkan oleh prinsip-prinsip dan teori-teori dari Administrasi Negara yang tradisional, yang dikembangkan di negara-negara Barat, terutama di negara Amerika Serikat dirasakan tidak sesuai lagi negara-negara yang sedang berkembang. Oleh karena itu Administrasi Pembangunan adalah Administrasi Negara yang berorientasi terhadap pembangunan. Di samping itu Administrasi Pembangunan juga masih mendasarkan diri atas prinsip-prinsip dan analisis Administrasi Negara. Beberapa pendapat dan definisi Administrasi Pembangunan telah dikemukakan oleh beberapa ahli sebagai bahan perbandingan dan untuk memperluas wawasan. Selanjutnya dikemukakan perbedaan antara Administrasi Negara dan Administrasi Pembangunan untuk lebih memperjelas batas-batas dan ruang lingkupnya. Pengelompokan Ilmu Administrasi Pengelompokan Ilmu Administrasi terdiri atas (a) pengelompokan yang bersifat administrasi umum, (b) pengelompokan di bidang pembangunan, (c) pengelompokan yang bersifat sektoral, dan (d) pengelompokan atas dasar Pelayanan administratif (administrative services). Pengelompokan yang terakhir yaitu pelayanan administratif dilakukan oleh satuan kerja yang disebut dengan Kantor (Perkantoran) atau Manajemen Kantor (Perkantoran). Administrasi Perkantoran bertugas membantu pelaksanaan tugas pokok/tujuan Organisasi/Badan Usaha. Administrasi Kantor/Perkantoran biasanya disebut “Sekretariat” atau “Tata Usaha” yang bertugas melakukan pelayanan administratif, berupa urusan: Kerumahtanggaan, Ketatausahaan, Kepegawaian, Keuangan, dan sebagainya yang bersifat pelayanan intern (internal services). PERKEMBANGAN ADMINISTRASI SEBAGAI ILMU Pengalaman dan Penelitian Hennry Fayol dalam Mengembangkan lmu Administrasi 1.      Upaya yang dilakukan oleh Henry Fayol dalam usaha menyelamatkan industri pertambangan yang mengalami kemunduran. 2.      Alasan diperlukan latihan dan teori Administrasi, serta upaya yang dilakukan oleh Henry Fayol untuk memenuhi kebutuhan tersebut. 3.      Alasan diperlukan pengajaran Administrasi yang bersitat umum, menurut Henry Fayol. 4.      Alasan Henry Fayol menganjurkan latihan Administrasi bagi jabatan pimpinan. 5.      Upaya yang dianjurkan oleh Henry Fayol untuk mengembangkan teori administrasi. Hasil Penelitian Henry Fayol 1.      Ada 6 kegiatan dari suatu badan usaha, dimana administrasi merupakan bagian dari kegiatan itu 2.      Adanya unsur-unsur administrasi, sebagai pedoman kegiatan dari suatu badan usaha 3.      Fayol menerapkan 14 prinsip-prinsip umum dari Administrasi 4.      Teori Administrasi yang lain, misalnya. 1.      One head for one body 2.      Many brains to help 3.      Unity of comnand and unity of direction , 5.      Teori komunikasi yang diperkenalkan oleh Fayol yang disebut Jalan Pintas” (the gangplank) Pengalaman dan Penelitian F.W Taylor dalam Mengembangkan Ilmu Administrasi Manajemen Pengalaman dan Penelitian F.W. Taylor untuk meningkatkan produktivitas kerja para Pekerja di Perusahaan Besi Baja Midvale dan Bethlehem. Berdasarkan atas prestasi kerjanya selama ia bekerja di Perusahaan Besi Baja Midvale, selama 6 tahun ia telah dipromosikan dari pekerja biasa, Kepala Pekerja, Pengawas Pekerja, Kepala Montir, Kepala Perencana sampai ia menduduki jabatan tinggi sebagai ahli-ahli Teknik/Insinyur di Perusahaan Midvale tersebut. Oleh karena keberhasilannya, ia diminta untuk memperbaiki Perusahaan Besi Baja Bethlehem yang sedang mengalami kemunduran. Berdasarkan atas ketekunannya ia dapat berhasil menyelamatkan Perusahaan ini dari suatu kebangkrutan. PERKEMBANGAN ILMU ADMINISTRASI DI INDONESIA Ilmu Administrasi pada Waktu Pemerintahan Hindia Belanda dan Pengaruh Administrasi Militer 1.      Penggunaan istilah administrasi di bidang pemerintahan pada pemerintahan Hindia Belanda. 2.      Pembagian wilayah administrasi. 3.      Lembaga-lembaga pemerintah Hindia Belanda. 4.      Susunan organisasi pemerintah Hindia Belanda. 5.      Daerah-daerah Otonom. 6.      Istilah administrasi di bidang hukum dan di bidang perekonomian. 7.      Pengaruh Administrasi Militair pada waktu Perang Dunia II. Perkembangan Administrasi sesudah Kemerdekaan Praktik-praktik administrasi yang dilakukan oleh pemerintah Hindia Belanda, baik di bidang Pemerintahan, Hukum dan Perekonomian. Namun praktik-praktik administrasi tersebut, dimonopoli oleh orang-orang Belanda. Sehingga ilmu Administrasi kenyataannya menjadi milik bangsa penjajah. Orang-orang Indonesia hanya sekedar sebagai pelaksana saja. Mereka pada umumnya hanya memiliki pangkat sebagai Mandor/Krani, Juru Tulis (Klerk), sehingga mereka hanya mengenal arti administrasi dalam arti sempit. Pengaruh keberhasilan Administrasi Militer pada Perang Dunia II, menyebabkan bangsa-bangsa di dunia banyak mempelajari ilmu administrasi. Menyadari atas kekurangannya di bidang administrasi, pemerintah Indonesia mendatangkan Misi Ahli dari Amerika Serikat untuk memperbaiki kekurangan tersebut. Akhirnya Misi Ahli memberikan rekomendasinya, yaitu: Perlunya “Pendidikan dan Latihan Administrasi di Indonesia” (Training for Administration in Indonesia) HUBUNGAN DAN KAITAN ANTARA ADMINISTRASI, ORGANISASI DAN MANAJEMEN  Persamaan dan Perbedaan antara Adiministrasi dan Manajemen 1.      Pendapat yang menyatakan bahwa administrasi sama dengan manajemen. Seperti pendapat yang dikemukakan oleh PBB bahwa kedua istilah itu dipakai secara sinonim, di mana administrasi banyak dipergunakan di bidang administrasi Negara, sedangkan manajemen banyak dipergunakan di bidang administrasi Niaga (swasta) dan Administrasi Niaga (negara). 2.      Pendapat yang menyatakan bahwa administrasi berbeda dengan manajemen. Hal ini terutama di bidang administrasi Negara, administrasi Pemerintah yang dilakukan oleh Presiden dan para Menteri sebagai penentu kebijaksanaan dalam rangka mencapai tujuan negara. Sedangkan yang wajib melaksanaan kebijaksanaan tersebut ialah manajemen. Manajer bertanggung jawab untuk melaksanakannya ke arah tercapainya tujuan tersebut. Hubungan dan Kaitan antara Administrasi, Organisasi dan Manajemen 1.      Pendapat tentang administrasi yang terdiri atas organisasi dan manajemen. 2.      Berdasarkan pendapat tersebut, administrasi mempunyai arti yang lebih luas daripada manajemen. 3.      Administrasi sesuai dengan prosesnya ialah menentukan tujuan dan kebijaksanaan, sedangkan organisasi sebagai wadah untuk mencapai tujuan. 4.      Untuk merealisasikan tercapainya tujuan diperlukan manajemen. 5.      Sesuai dengan tingkat-tingkatnya, maka kemampuan manajemen (managerial skill) meliputi kemampuan konsepsional, kemampuan melakukan hubungan dengan manusia yang lain (human skill), dan kemampuan teknis (tecnical skill). 6.      Arti, definisi, ciri-ciri dan prinsip-prinsip organisasi, perbedaan sentralisasi dengan desentralisasi organisasi, dan organisasi formal dengan organisasi informal. 7.      Arti, definisi, dan proses atau fungsi manajemen, menurut: W.H. Newman, Luther Gulick, G. R. Terry, H. Koontz & O’Donnell, dan John F. Mee. TEORI DAN PROSES PERENCANAAN Arti, Definisi, Unsur-unsur dan Tipe-tipe Perencanaan 1.      Perencanaan yang merupakan sifat utama dari fungsi manajemen, dimaksudkan bahwa sebelum fungsi-fungsi manajemen yang lain dilaksanakan, maka perencanaan harus dirumuskan terlebih dahulu, mendahului fungsi pengorganisasian, penyusunan tenaga kerja, pembinaan kerja dan pengawasan. 2.      Arti, definisi dan unsur-unsur perencanaan. Perencanaan berarti suatu usaha untuk melihat ke depan dengan melakukan perkiraan (forecasting) apa yang dilakukan, bagaimana dan siapa yang akan melakukan untuk kegiatan-kegiatan yang akan datang. 1.      Beberapa definisi, ada yang mengatakan bahwa perencanaan adalah suatu proses, suatu fungsi atau suatu keputusan. 2.      Sedangkan unsur-unsur perencanaan adalah suatu sistimatika berpikir dalam perencanaan mulai awal sampai akhir. 3.      Tipe-tipe perencanaan yang bersifat umum, antara lain menentukan tujuan/sasaran, strategi, kebijaksanaan, anggaran dan sebagainya. 3.      Tipe-tipe perencanaan administrasi/manajemen, meliputi: Sasaran, rencana tunggal dan rencana induk. Sasaran terdiri atas: Tujuan, anggaran dan batas waktunya, pelaksanaan, dan standar pengeluaran. Rencana tunggal terdiri atas: Program umum, proyek, penugasan kepada pegawai, sedangkan Rencana induk, terdiri atas: kebijaksanaan, struktur organisasi, dan standar prosedur. 4.      Hierarki dari perencanaan. 1.      Manajemen Tingkat Atas: menentukan sasaran, kebijaksanaan, dan rencana jangka panjang. 2.      Manajemen Tingkat Menengah: melengkapi sasaran, penjabaran kebijaksanaan, program dan target. 1.          1.      Manajemen Tingkat Bawah: menentukan sasaran jangka pendek, melengkapi kebijaksanaan, proyek dan jadwal. Proses Perencanaan dan Rintangannya 1.      Langkah-langkah dari perencanaan menurut A.M. Williams yang terdiri atas 5 (lima) langkah, yaitu: menetapkan dengan jelas maksud/tujuan, menentukan alternatif, mengatur sumber-sumber yang diperlukan, menentukan organisasi, metode dan prosedur dan terakhir adalah menetapkan rencana. 2.      H. Koontz & O’Donnell, menentukan langkah-langkah tersebut adalah 7 (tujuh) langkah, yaitu: menentukan tujuan, menyusun premis, menentukan tindakan alternatif, menilai tindakan alternatif, melihat langkah-langkah tindakan, merumuskan rencana dan memperhitungkan rencana melalui anggaran. 3.      Teknik-teknik perencanaan yaitu suatu metode perencanaan yang berkaitan dengan prosedur, bagaimana perencana melakukan tugasnya yang meliputi: menentukan masalahnya, berusaha mendapatkan fakta-fakta yang penting/dibutuhkan, analisis sumber informasi, pilihlah tindakan alternatif, pertimbangkan alternatif itu dan ambilah keputusan. 4.      Rintangan/halangan perencanaan yang efektif, meliputi: jangka waktu, kemampuan mental, rintangan/halangan administratif, halangan kejiwaan dan pertimbangan unsur kejiwaan. 5.      Terakhir ialah karakteristik dari perencanaan yang efektif. Peramalan dan Teknik-teknik Peramalan 1.      Peramalan merupakan unsur penting dalam menyusun rencana. 2.      Berbagai data dalam peramalan, meliputi: modal, hasil, biaya produksi, penjualan, nilai penjualan dan faktor-faktor lain. 3.      Peramalan juga sebagai usaha untuk membantu mempersatukan dan mengkoordinasikan rencana organisasi. 4.      Peramalan hanya dapat berhasil apabila ditunjang dengan data/informasi yang memadai. 5.      Premis-premis ekonomi dalam peralaman ekonomi, meliputi: pekerjaan, produktivitas, pendapatan nasional dan produk nasional bruto. 6.      Perkiraan prosedur dalam membuat peramalan, terdiri atas: 2 (dua) macam, yaitu: Dari atas ke bawah (downword) dan dari bawah ke atas (up-word). 7.      Salah satu pendekatan dalam peramalan ekonomi, ialah Tabel Input dengan Output. 8.      Berbagai data dan informasi dalam peramalan ekonomi, ialah: penerbitan data-data perusahaan, neraca perbankan, penerbitan dari asosiasi profesi lainnya. 9.      Teknik-teknik peramalan terdiri atas: 1.      strategi kejadian; 2.      strategi pertumbuhan; 3.      strategi ekonomi. 10.  Data berasal dari datum, adalah tunggal (singular) artinya: fakta yang sebenarnya. Data ialah jamak (plural). TEORI DAN PROSES PENGORGANISASIAN SERTA PENYUSUNAN TENAGA KERJA (PERSONIL) Proses Pengorganisasian 1.      Arti pengorganisasian, struktur organisasi, peran struktur organisasi dan organisasi sebagai usaha kerja sama. 2.      Landasan kegiatan kerja sama untuk mencapai tujuan, yaitu: prinsip kesatuan tujuan dan prinsip efesiensi. 3.      Beda departemen dan departementasi, departemen ialah satu kesatuan kerja (unit) sedangkan departementasi ialah pengelompokkan kegiatan dan karyawan ke dalam satu kesatuan kerja. 4.      Macam-macam departementasi, departementasi atas dasar proses, fungsi, produk, langganan, dan teritorial. Bentuk dan Tipe Organisasi 1.      Pengorganisasian bagi organisasi lini atau garis. Dalam organisasi lini atau garis ini hanya dikenal 2 (dua) unsur, yaitu: unsur Pimpinan dan unsur Pelaksana. 2.      Pengorganisasian bagi organisasi lini dan staf. Dalam organisasi ini dikenal 3 (tiga) unsur, yaitu: unsur Pimpinan, unsur Pembantu Pimpinan (staf), dan unsur Pelaksana (lini atau garis). 3.      Pengorganisasian bagi organisasi fungsi. organisasi fungsi, ialah suatu organisasi yang disusun atas dasar kegiatan dari setiap fungsi, dimana fungsi yang satu dengan yang lain saling ketergantungan. 4.      Pengorganisasian bagi organisasi Panitia. Organisasi Panitia dimaksudkan untuk memecahkan berbagai kendala atau hambatan yang tidak dapat dipecahkan oleh beberapa orang atau banyak orang. 5.      Di samping itu terdapat Tipe Organisasi, yang terdiri dari 3 macam tipe yaitu: Piramid Mendatar (Flat), Piramid Kerucut (Tall) dan Tipe Piramid Terbalik. Proses Penyusunan Tenaga Kerja/Personil 1.      Arti penyusunan tenaga kerja atau personil, dan apakah yang menjadi syarat utama dalam penyusunan tenaga tersebut. 2.      Proses atau siklus (circles) penyusunan tenaga kerja atau personil, mulai dari perencanaan sumber daya manusia, pengerahan sumber tenaga kerja, pemilihan tenaga kerja, pengenalan dan orientasi, pelatihan dan pengembangan, penilaian pelaksanaan pekerjaan, kenaikan pangkat, pemindahan dan pemutusan hubungan kerja. 3.      Maksud dan tujuan perencanaan sumber daya manusia. 4.      Maksud dan tujuan pengerahan sumber tenaga kerja. 5.      Maksud dan tujuan pemilihan tenaga kerja. 6.      Maksud dan tujuan pengenalan dan orientasi calon pegawai. 7.      Maksud dan tujuan Pelatihan dan Pengembangan tenaga kerja/personil. 8.      Maksud dan tujuan Penilaian pelaksanaan kerja. 9.      Maksud dan tujuan kenaikan pangkat. 10.  Maksud dan tujuan pemindahan dan pemutusan hubungan kerja. TEORI, KONSEP DAN FUNGSI KEPEMIMPINAN SERTA MOTIVASI Arti, Konsep dan Teori Kepemimpinan 1.      Arti kepemimpinan, dimana kepemimpinan adalah inti dari manajemen. kepemimpinan adalah orang yang menggambarkan kehendak yang sesungguhnya dari pada kelompok. 2.      Koontz & O’Donnell, menggambarkan teori-teori kepemimpinan, yang terdiri atas “Leaders are born” pemimpin karena keturunan, “Leaders are not born, but made”, (Teori Kejiwaan), Pemimpin timbul karena lingkungannya (Situation Theory). 3.      Di samping memberikan definisi tentang kepemimpinan, juga diutarakan tentang teori-tori kepemimpinan, menurut Ruslan Abdulgani, Max Weber, John D. Millet, dan Ordway Tead. Syarat-syarat, Macam-macam Kepemimpinan, Fungsi dan Tipe Kepemimpinan 1.      Syarat-syarat, sifat-sifat, asas-asas dan prinsip-prinsip kepemimpinan yang berlaku dilingkungan militer. 2.      Berbagai macam kepemimpinan, terutama dibedakan antara: Kepemimpinan Administratif dan Kepemimpinan Manajemen, Kepemimpinan Birokrasi, Kepemimpinan Organisasi dengan Kepemimpinan Pribadi, dan Kepemimpinan Formal dan Informal. 3.      Selanjutnya dijelaskan tentang: fungsi-fungsi kepemimpinan, yang terdiri atas 7 (tujuh) fungsi. 4.      Kemudian diterangkan lebih lanjut tentang tipe-tipe kepemimpinan, menurut Alvin Brown dan S.P. Siagian. Teori dan Konsep Motivasi dalam Manajemen 1.      Arti motivasi dan motivasi sebagai reaksi berantai, yaitu antara “Kebutuhan” (Need), “Keinginan” (Want), dan “Kepuasan” (Satisfaction). 2.      Teori dan konsep motivasi menurut Douglas Mc. Gregor, yang disebut dengan Teori X dan Teori Y. 3.      Teori dan konsep motivasi menurut Abraham Maslow, yang disebut dengan teori “Hirarkhi Kebutuhan”. 4.      Teori dan konsep motivasi menurut Herzberg, yang disebut dengan Teori Dua Faktor. 5.      Teori dan konsep motivasi bagi pemimpin yang dikemukakan oleh Arch Patton. TEORI DAN PROSES PENGAMBILAN KEPUTUSAN Arti, Ciri-ciri, Tipe dan Jenis-jenis Keputusan 1.      Analisis masalah dalam pengambilan keputusan. 2.      Rasionalitas dalam pengambilan keputusan. 3.      Definisi keputusan dan bentuk-bentuk dari keputusan. 4.      Pengambilan keputusan dan pemecahan masalah. 5.      Ciri-ciri dari keputusan, yaitu: Proses keputusan, konsep ikatan, penilaian dan perilaku dengan maksud/tujuan tertentu. 6.      Tipe-tipe keputusan, yaitu: keputusan kelompok, keputusan pribadi, dan keputusan dasar. 7.      Jenis-jenis keputusan, yaitu: keputusan yang terprogram, keputusan yang tidak terprogram, dan keputusan atas dasar kepastian (certainty), risiko (risk) dan tidak berketentuan (uncertainty). Proses dan Teknik Pengambilan Keputusan 1.      Berbagai urutan dalam proses pengambilan keputusan. 2.      Jenis keputusan yang perlu dipecahkan melalui proses pengambilan keputusan yaitu keputusan yang tidak terprogram. 3.      Syarat utama dalam pengambilan keputusan yaitu suatu masalah. 4.      Pedoman dalam proses pengambilan keputusan ialah tujuan dan sasaran organisasi. 5.      Alternatif yang dievaluasi ialah hasilnya berdasarkan atas 3 (tiga) kondisi, yaitu: Kepastian (certainty), risiko (risk) dan uncertainty (tidak berketentuan). 6.      Terdapat beberapa perilaku individual dalam proses pengambilan keputusan, yaitu: Nilai, Kepribadian, Kecenderungan mengambil risiko, dan kemungkinan ketidakcocokan. 7.      Pengambilan keputusan kelompok, dan perbedaan keputusan individual dan kelompok. 8.      Teknik-teknik dalam pengambilan keputusan, yaitu: sumbang saran (brainstorming), Delphi dan Teknik Kelompok Nominal (The Nominal Group Techniques). TEORI DAN TEKNIK HUBUNGAN ANTAR MANUSIA DAN MASYARAKAT Arti, Definisi, Pendekatan dan Komponen Hubungan Antarmanusia Hubungan antarmanusia (human relation), merupakan suatu ilmu yang mempelajari kegiatan, sikap dan saling hubungan antara orang-orang di dalam pekerjaan. Dengan kata lain hubungan antar manusia ialah hubungan antarpribadi orang. Hal ini menyangkut individu dan kelompok termasuk perilakunya. Oleh karena itu mempelajari hubungan antar manusia, juga mempelajari illmu jiwa sosial, sosiologi dan antropologi. Di samping itu perilaku pribadi dan kelompok dipengaruhi oleh sistem sosial dan sistem teknologi di mana orang-orang itu bekerja. Adapun tujuan mempelajari hubungan antarmanusia agar organisasi dapat meningkatkan produktivitas kerja, yang dipengaruhi oleh unsur-unsur individu, kelompok dan lingkungannya. Arti, Maksud, Tujuan Perkembangan dan Manfaat Hubungan Masyarakat mencoba memenuhi pertanggungjawaban masyarakat, menjamin pengakuan masyarakat dan bila perlu kesetujuannya untuk mencapai hasil yang diharapkan. Adapun tujuan dari hubungan masyarakat ialah untuk memberikan kepuasan terhadap semua pihak yang berkepentingan, yaitu masyarakat umum, para karyawan, dan para pimpinan organisasi itu sendiri. Unsur utama hubungan masyarakat ialah : 1) Memberikan informasi kepada masyarakat, 2) Meyakinkan masyarakat secara langsung untuk mengubah sikap dan tindakannya , 3) Usaha untuk memadukan sikap dan tindakan dari suatu institusi/organisasi dengan masyarakat dan masyarakat dengan institusi/organisasi. Di samping itu hubungan masyarakat juga dapat dilakukan melalui moral karyawan, kelompok yang berkepentingan dan media konvensional . Media hubungan masyarakat ialah dengan melalui teknik-teknik khusus seperti: iklan (advertensi ), penerbitan di surat-surat kabar, radio, televisi. Sedangkan media yang utama ialah para karyawan dan kelompok, kelompok yang berkepentingan atau langganan. KOMUNIKAS1 DAN KOORDINASI Arti, Definisi, dan Proses Komunikasi Arti, definisi dan proses komunikasi. 1.      Unsur-unsur komunikasi tradisional ialah: (1) komunikator, (2) pesan, (3) jalur (medium/media), (4) penerima dan (5) umpan-balik (feedback). 2.      Sedangkan unsur-unsur komunikasi yang modern, terdiri atas: (1) komunikator, (2) membuat sandi (encoder), (3) jalur (medium/media), (4) mengurai sandi (decoder), (5) penerima (receiver), (6) umpan balik (feedback) dan (7) kegaduhan (noice). 3.      Prinsip-prinsip komunikasi terdiri atas: Prinsip kejelasan, prinsip integritas, prinsip penggunaan strategi organisasi informal, dan pelaksanaannya. 4.      Selanjutnya diterangkan perbedaan antara komunikasi secara lisan, bukan lisan, dan tertulis. 5.      Sedangkan komunikasi di dalam organisasi meliputi: komunikasi ke bawah, ke atas, melintang/horizontal dan diagonal. Arti, Jenis-jenis, dan Pendekatan Koordinasi Arti, definisi dan ciri-ciri koordinasi 1.      Hakikat koordinasi, atau mengapa koordinasi itu timbul 2.      Fungsi koordinasi meliputi berbagai fungsi manajemen 3.      Pendekatan sistem dalam rangka koordinasi yaitu pendekatan antar disiplin, multi fungsi dan lintas sektoral 4.      Jenis-jenis koordinasi, yaitu: koordinasi vertikal, horizontal dan diagonal 5.      Masalah-masalah dan usaha pemecahan koordinasi. TEORI, PROSES, DAN FUNGSI PENGAWASAN Pengertian, Maksud dan Tujuan, serta Berbagai Macam Pengawasan Pengertian, arti, definisi, maksud dan tujuan pengawasan. 1.      Ada dua macam prasyarat dalam sistem pengawasan, yang harus dipenuhi yaitu: rencana dan struktur organisasi. 2.      Pengawasan intern, yaitu pengawasan yang dilakukan oleh aparatur pengawasan dari dalam organisasi itu sendiri, dan pengawasan ekstern, yang dilakukan oleh aparatur pengawasan dari luar organisasi. 3.      Pengawasan preventif,yaitu pengawasan sebelum rencana itu dilaksanakan. Sedangkan pengawasan represif ialah pengawasan yang dilakukan setelah rencana itu dilaksanakan. 4.      Pengawasan melekat yaitu pengawasan yang dilakukan oleh atasan langsung, sedangkan pengawasan fungsional ialah pengawasan yang dilakukan oleh aparatur pemerintah yang bertugas di bidang pengawasan. 5.      Pengawasan legislatif ialah pengawasan yang dilakukan oleh para anggota DPR dan DPRD terhadap kegiatan-kegiatan dari pejabat-pejabat pemerintah dalam melaksanakan tugasnya. Sedangkan pengawasan masyarakat ialah pengawasan yang dilakukan oleh masyarakat terhadap berbagai kegiatan yang dilakukan pemerintah, melalui media: surat kabar, majalah, radio, TV, seminar, LBH, dan lain-lain, Landasan, Metode, dan Syarat-syarat Pengawasan 1.      Landasan dari proses pengawasan terdiri atas: menentukan standar, menilai pelaksanaan yang disesuaikan dengan standar, dan memperbaiki penyimpangan atas dasar standar. 2.      Metode pengawasan meliputi: pengawasan langsung dan tidak langsung, pengawasan formal dan informal, pengawasan teknis dan administratif. 3.      Syarat-syarat pengawasan meliputi: 1.      berkaitan dengan rencana dan jabatan seseorang, 2.      berkaitan dengan individu manajer dan kepribadiannya, 3.      harus dapat menunjukkan pengecualian dan objektif, 4.      harus fleksibel, 5.      harus hemat, dan 6.      harus mengarah pada tindakan perbaikan. Prinsip-prinsip, Tipe dari Standar dan Pengawasan Tradisional 1.      Prinsip-prinsip pengawasan, terdiri atas: berorientasi pada tujuan, objektif; atas dasar kebenaran prosedur dan manfaatnya; daya guna dan hasil guna pekerjaan, standar yang objektif, terus menerus, dan memberikan timbal balik bagi perbaikan perencanaan dan kebijaksanaan 2.      Pengawasan harus berdasarkan atas standar, yang meliputi: standar fisik, biaya, modal, pendapatan, program, sasaran, dan standar yang tidak dapat terlihat. 3.      Pengawasan tradisional: Rencana Anggaran, dijelaskan tentang: konsep dan tujuan anggaran serta tipe anggaran, yang meliputi: anggaran pendapatan dan pengeluaran, anggaran waktu, ruang, material dan produksi, anggaran pengeluaran modal, pembayaran tunai, dan neraca pembayaran.