Komunikasi yang efektif adalah proses pertukaran ide, pemikiran, pengetahuan dan informasi sedemikian rupa sehingga tujuan atau niat dapat terpenuhi dengan sebaik mungkin. Dengan kata sederhana, ini tidak lain adalah penyajian pandangan oleh pengirim dengan cara yang paling dipahami oleh penerima.
Adapun karekteristik komunikasi yang efektif:
- Pesan yang Jelas : Pesan yang ingin disampaikan pengirim harus sederhana, mudah dipahami dan disusun secara sistematis untuk mempertahankan kebermaknaannya.
- Pesan yang Benar : Informasi yang dikomunikasikan tidak boleh samar atau salah dalam arti apa pun; itu harus bebas dari kesalahan dan kesalahan tata bahasa.
- Pesan Lengkap : Komunikasi adalah dasar pengambilan keputusan. Jika informasinya tidak lengkap, dapat menyebabkan keputusan yang salah.
- Pesan Tepat : Pesan yang dikirim harus pendek dan ringkas untuk memfasilitasi interpretasi langsung dan mengambil langkah yang diinginkan.
- Keandalan : Pengirim harus yakin dari ujungnya bahwa apa pun yang dia sampaikan benar menurut pengetahuannya. Bahkan penerima harus memiliki kepercayaan pada pengirimnya dan dapat mengandalkan pesan yang dikirim.
- Pertimbangan Penerima : Media komunikasi dan pengaturan fisik lainnya harus direncanakan, dengan memperhatikan sikap, bahasa, pengetahuan, tingkat pendidikan dan posisi penerima.
- Sender’s Courtesy : Pesan yang disusun harus mencerminkan kesopanan, kerendahan hati dan rasa hormat pengirim terhadap penerima.