Perencanaan Proyek merupakan disiplin untuk menyatakan bagaimana menyelesaikan proyek dalam jangka waktu tertentu, biasanya dengan tahapan yang ditetapkan, dan sumber daya yang ditunjuk. Salah satu pandangan dari perencanaan proyek bagi beberapa aktivitas, yaitu menetpakan tujuan, mengidentifikasi,perencannan jadwal, dan membuat rencana mendukung, termasuk yang berkaitan dengan sumber daya manusia, metode komunikasi, dan manajemen resiko. Sebagai elemen penting dalam manajemen proyek, perencanaan proyek melibatkan pengembangan tindakan dan penjadwalan yang akan membuat proyek bergerak maju secara konsisten bila dilaksanakan dengan baik, perencanan proyek juga akan mencakup tanggal target untk penyelesaian setiap tindakan.
Proses Manajemen Proyek
Manajemen proyek dapat didefinisikan sebagai suatu proses dari perencanaan, pengaturan, kepemimpinan, dan pengendalian dari suatu proyek oleh para anggotanya dengan memanfaatkan sumber daya seoptimal mungkin untuk mencapai sasaran yang telah ditentukan. Fungsi dasar manajemen proyek terdiri dari pengelolaan-pengelolaan lingkup kerja, waktu, biaya, dan mutu. Pengelolaan aspek-aspek tersebut dengan benar merupakan kunci keberhasilan dalam penyelenggaraan suatu proyek. Dengan adanya manajemen proyek maka akan terlihat batasan mengenai tugas, wewenang, dan tanggung jawab dari pihak- pihak yang terlibat dalam proyek baik langsung maupun tidak langsung, sehingga tidak akan terjadi adanya tugas dan tangung jawab yang dilakukan secara bersamaan (overlapping).
Proses manajemen proyek dapat diatur menjadi lima kelompok dari satu atau lebih proses masing[1]masing: Memulai proses-otorisasi proyek atau fase. Perencanaan proses-mendefinisikan dan menyempurnakan tujuan dan memilih yang terbaik dari program alternatif tindakan untuk mencapai tujuan bahwa proyek ini dilakukan untuk mengatasi. Pelaksana proses-koordinasi orang dan sumber daya lain untuk melaksanakan rencana tersebut. Pada tiap fase dari siklus hidup proyek “lifecycle ” terdiri atas sejumlah aktivitas. Yang terdiri atas 5 proses yang saling berhubungan, diantaranya :
- Proses inisiasi proyek (Initiation)
Pada proses ini proses inisiasi mencakup pengenalan dan fase dari sebuah proyek, dan beberapa organisasi membuat business case tujuannya adalah menyeleksi dan memulai proyek secara formal. Beberapa outcome dari proses ini yaitu : Penugasan manajer proyek, identifikasi stakeholder, business case , dokumen berisikan alasan inisiasi Proyek investasi beserta cost benefit analysis, dan project charter serta penandatangan.
- Proses Perencanaan (Planning)
Mencakup kesembilan knowledge area tujuannya sebagai panduan dalam pelaksanaan proyek.Beberapa contoh keluaran dari proyek ini : dokumen kontrak tim, pernyataan tentang ruang lingkup proyek, Work Breakdown Structure (WBS), jadwal proyek dalam bentuk Gantt Chart, berikut semua dependencies & resources yang dibutuhkan, daftar resiko.
- Proses Eksekusi (Execute)
Proses yang paling banyak membutuhkan waktu dan sumder daya sehingga manajer proyek membutuhkan kemampuan kepemimpinan untuk mengatasi tantangan pada saat eksekusi proyek dan selama eksekusi, pembuatan laporan milestone dapat membantu pada proses pembuatan project manager.
- Proses Pengawasan Dan Pengontrolan (Monitoring and Controling)
Proses yang mempengaruhi seluruh kelompok proses serta lifecylce proyek. Aktivitasnya melingkupi : mengukur kemajuan proyek, memonitor penyimpangan terhadap rencana, dan pengambilan corrective action sebagai penyesuaian kemajuan saat ini terhadap apa yang sudah direncanakan. Keluaran berupa : laporan peforma, laporan permintaan perubahan dan laporan update terhadap rencana.
- Proses Penutupan (Closing)
Bagaimana memperoleh penerimaan stakeholder dan pengguna terhadap hasil akhir produk/layanan, meskipun tidak selesai, proyek harus ditutup secara formal. Keluaran proyek berupa : laporan akhir proyek, dan persentasi kepada sponsor/ manajemen senior.