Materi 7

Sebelum membaca Materi 7, isilah soal-soal Pre Test terlebih dahulu, lalu baca materi secara baik, dan dilanjutkan dengan mengerjakan soal Post Test. Data berapa lama membaca, dan waktu membaca tersimpan dengan lengkap, ikuti dengan benar.

8

a.    Inventaris Administrasi Sarana dan Prasarana

Pengadaan semua sarana dan prasarana kantor memerlukan biaya tinggi, termasuk semua kegiatan yang berkaitan dengan pengelolaannya. Untuk itu diperlukan kegiatan inventarisasi. Inventarisasi sarana dan prasarana kantor adalah semua kegiatan dan usaha untuk memperoleh data yang diperlukan mengenai sarana dan prasarana yang dimiliki. Secara singkat inventarisasi dapat diartikan sebagai pencatatan terhadap sarana dan prasarana. Inventarisasi yang dilakukan di setiap organisasi bisa saja berbeda, namun pada dasarnya semua dilakukan dengan tujuan yang sama. Tujuan inventarisasi sarana dan prasarana antara lain :

a.  Agar peralatan tidak mudah hilang.

b.  Adanya bukti secara tertulis terhadap kegiatan pengelolaan barang sehingga dapat dipertanggungjawabkan.

c.  Memudahkan dalam pengecekan barang.

d.  Memudahkan dalam pengawasan.

e.  Memudahkan ketika mengadakan kegiatan mutasi/penghapusan barang.

b.      Penyaluran Administrasi Sarana dan Prasarana

Penyaluran merupakan kegiatan yang menyangkut pemindahan barang dan tanggung jawab dari instansi / pemegang yang satu kepada instansi / pemegang yang lain. Kegiatan penyaluran barang meliputi tiga bagian yaitu :

1)      Penyusunan Alokasi

Untuk menghindari pemborosan dalam pembagian/ pendistribusian barang sehingga merata dan seimbang dengan kebutuhan pemakainya masing-masing, maka perlu disusun alokasi kuantitas dan frekuensi pendistribusiannya, sehingga sungguh-sungguh dapat menunjang kegiatan instruksiona

2)      Pengiriman Barang

Pengiriman barang dari pusat-pusat penyalur barang perlu memperhatikan beberapa hal sebagai berikut : cara pengiriman, pengemasan, pemuatan, pengangkutan dan pembongkarang.

3)      Penyerahan Barang

Dalam penyerahan barang hendaklah tidak dilupakan untuk mengisi daftar penyerahan barang, surat pengantar, faktur, tanda terima peyerahan barang, biaya pengiriman dan sebagainya.

4)      Pemanfaatan dan pemeliharaan

Pemeliharaan adalah kegiatan terus-menerus untuk mengusahakan agar barang/bahan kantor tetap dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai. Tujuan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor, antara lain :

a)    Agar barang tidak mudah rusak karena hama atau suhu/cuaca.

b)   Agar barang tidak mudah hilang.

c)    Agar barang tidak kadaluarsa.

d)   Agar barang tidak mudah susut.

Agar sarana dan prasarana selalu dalam keadaan bersih.