BASIS DATA

Pengertian Basis Data berdasarkan makna kata. Basis diartikan sebagai tempat dimana data-data berkumpul. Contoh Basis adalah lemari arsip menjadi tempat dimana arsip data/dokumen dan objek data lainnya secara fisik disimpan. Contoh lain dari Basis adalah gudang menjadi tempat dimana sekumpulan barang secara fisik disimpan. Sedangkan Data diartikan sebagai fakta, peristiwa yang mewakili objek tertentu dan direkam dalam bentuk angka, huruf, simbol, teks, gambar, bunyi atau kombinasi diantaranya. Contoh Data adalah dokumen baik dalam bentuk cetakan di kertas dan digital di suatu file komputer. Sekilas terlihat bahwa Basis Data menjadi tempat dimana data fisik dan non-fisik tersimpan. Ya benar, karena diartikan kata demi kata dan bukan secara keseluruhan. Apakah basis data secara makna kata dapat mengungkapkan basis data relasional yang sebenarnya. Tentu saja tidak.

Mari kita perhatikan tiga definisi basis data relasional yang sering dikemukakan, sebagai berikut :

1. Basis Data adalah himpunan kelompok data yang saling berhubungan dan diorganisasi sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan kembali dengan cepat dan mudah.
2. Basis Data adalah kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan yang tidak perlu, untuk memenuhi berbagai kebutuhan informasi.
3. Basis Data adalah kumpulan file/tabel yang saling berhubungan yang disimpan dalam media penyimpanan tertentu.

Apakah dengan memahami definisi diatas, kita sudah memahami basis data relasional atau malah menjadi bingung ? Mari kita perbaiki pemahaman basis data relasional dengan memperhatikan Gambar 1-3 dan penjelasan perbedaan Basis Data dan Lemari Arsip. Keduanya memiliki persamaan dan perbedaan baik secara konsep dan implementasi.

 

Gambar 1. Tumpukan Kertas

Gambar 1 memperlihatkan seorang pekerja yang sedang stres berat melihat tumpukan data/berkas dokumen di meja kerjanya. Setiap ada berkas yang datang dengan sangat mudah ditumpuk tanpa pengaturan tertentu sehingga menjadi tumpukan data/berkas. Kesulitannya dimana ? Kesulitannya saat ada kebutuhan pengambilan atau menampilkan kembali sebagian kecil data atau bahkan selembar surat yang pernah disimpan sebelumnya, dia harus mencari satu persatu lembar kertas dalam tumpukan data/berkas yang semakin tinggi. Apakah kebutuhan pengambilan data kembali jarang atau sering dilakukan ? Sayangnya seringkali ada kebutuhan menampilkan sebagian data baik untuk verifikasi dan validasi data, audit dan pelaporan sehingga pekerja mengulangi pencarian data dalam tumpukan data/berkas.

 

Gambar 2. Lemari Arsip

 

Gambar 2 memperlihatkan lemari arsip yang digunakan untuk menyimpan data/berkas dokumen. Lemari arsip memiliki rak-rak yang bertingkat. Setiap rak menyimpan data yang sejenis seperti berkas surat menyurat, berkas penggajian. Bahkan data yang sejenis tersebut dikelompokkan lagi menjadi kelompok yang lebih kecil seperti surat masuk dan surat keluar disimpan dalam map arsip yang berbeda. Jika intensitas data relatif besar, bisa dibedakan map arsip surat masuk dan map arsip surat keluar baik perbulan dan pertahun sesuai tanggal kedatangan atau tanggal keluarnya surat. Pemberian kode dengan pola tertentu dan keterangan yang ditulis di bagian depan atau sisi map arsip. Kenapa harus ada pengaturan seperti pengklasifikasian data sesuai jenis dan tanggal data ? Tujuannya tentu adalah kemudahan dan kecepatan dalam pengambilan kembali sebagian data atau selembar data/berkas yang pernah disimpan sebelumnya.

 

Gambar 3. Basis Data Relasional

 

Gambar 3 memperlihatkan basis data relasional dalam suatu sistem manajemen basis data (Data Base Management System, disingkat DBMS). Basis Data berupa himpunan kelompok data (entitas) yang saling berhubungan, diatur dengan prinsip tanpa pengulangan yang tidak perlu dan disimpan dalam media penyimpanan elektronik. Apakah ada persamaan dan perbedaan antara lemari arsip dan basis data relasional ? Tentu saja ada. Persamaannya adalah adanya pengaturan data/arsip, dimana tujuannya untuk mendapatkan kemudahan dan kecepatan dalam pengambilan kembali data. Perbedaannya terletak pada media penyimpanan data fisik dan elektronik yang melahirkan perbedaan dalam hal pengelolaan dan pengolahan datanya.

Dalam prakteknya, kenapa tidak bisa diterima klaim dari sebagian pengguna bahwa kegiatan bisnisnya telah menerapkan basis data relasional karena telah melakukan pencatatan data secara digital dalam bentuk dokumen (docx) dan lembar kerja (xls) ?. Ya, tidak semua penyimpanan data secara elektronik disebut basis data relasional, karena setidaknya harus memenuhi dua prinsip pengaturan yaitu adanya pemilahan dan pengelompokan data sesuai jenis dan fungsi data, serta adanya relasi atau kaitan antar kelompok dan baris data sebagai satu kesatuan data yang terintegrasi. Dalam implementasinya tersedia perangkat lunak pemodelan Basis Data Relasional untuk membuat desain model konseptual dan fisikal seperti Sybase PowerDesigner, serta perangkat lunak pengelola Basis Data (DBMS) seperti MySQL dan Oracle untuk pengelolaan dan pengolahan Basis Data Relasional.